Veuillez noter : Les informations suivantes sont présentées en supposant que votre compte QuickBooks Online a été connecté et configuré avec Shopmonkey. Si vous devez encore connecter votre compte QuickBooks Online à Shopmonkey, veuillez consulter Configurer l’intégration de QuickBooks Online pour en savoir plus.
Envoyer des factures à QuickBooks
Envoi automatique des factures
Sur la page Paramètres QuickBooks (Paramètres → Comptabilité), sélectionnez l’onglet Factures.
Gérez vos paramètres de facturation QuickBooks.
Envoi automatique des factures : Activez cette option pour envoyer automatiquement les factures à QuickBooks lorsque vous les convertissez en facture dans votre atelier
Envoyer les informations de la facture : Activez cette option pour inclure les informations de la facture (numéro de devis, client, véhicule) dans les champs de message de QuickBooks. Sélectionnez pour partager sur les factures, les relevés, ou les deux
Synchroniser les numéros de facture : Activez cette option pour que les numéros de facture de Shopmonkey et QuickBooks soient identiques
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Envoyer les conditions de paiement : Activez cette option pour envoyer les conditions de paiement avec les factures de Shopmonkey à QuickBooks. Sélectionnez la condition de paiement QuickBooks correspondante pour chaque condition de paiement Shopmonkey
Veuillez noter : Vous devrez peut-être mettre à jour les définitions des conditions dans QuickBooks pour qu’elles correspondent précisément à celles de Shopmonkey
Vérifier le statut d’envoi ou envoyer manuellement une facture
Après avoir converti un devis en facture, un onglet QuickBooks apparaîtra dans le panneau latéral droit de l’ordre de travail. Consultez le Statut de la facture dans QuickBooks (Envoyée, Non envoyée), la Dernière envoi et la Facture QuickBooks.
Si vous n’avez pas activé l’envoi automatique des factures, sélectionnez Envoyer pour envoyer la facture à QuickBooks.
Statut périmé
Le statut de votre facture QuickBooks indique-t-il Périmé ? Une fois la facture envoyée à QuickBooks, toute modification apportée à la facture changera le statut QuickBooks en Périmé.
Si le paramètre d’envoi automatique des factures est activé dans votre atelier, Shopmonkey enverra automatiquement la mise à jour à QuickBooks et le statut sera mis à jour en Envoyée une fois terminé
Si vous n’avez pas activé le paramètre d’envoi automatique des factures dans votre atelier, vous devrez cliquer sur le bouton Mettre à jour dans QuickBooks pour envoyer les modifications (si vous le souhaitez)
Paramètres de surcharge
Mappez les frais de surcharge de la facture à une ligne de facture QuickBooks si vous avez activé la surcharge dans votre atelier.
Dans votre compte QuickBooks, configurez un frais de surcharge en tant que service.
Sur la page Paramètres QuickBooks (Paramètres → Comptabilité), sélectionnez l’onglet Paiements.
Dans la section Paramètres de surcharge, sélectionnez le frais de surcharge que vous avez configuré en tant que service dans le menu déroulant de mappage de surcharge.
Lorsque votre facture est envoyée de Shopmonkey à QuickBooks, le frais de surcharge mappé sera automatiquement ajouté comme ligne à votre facture QuickBooks.
Envoi automatique des paiements comme dépôts
Si vous avez Shopmonkey Payments activé dans votre atelier, vous pouvez contrôler vers quel compte d’actif QuickBooks vos paiements Shopmonkey seront envoyés.
L’activation de l’envoi automatique des paiements comme dépôts vous permet de décider où vos frais de transaction de paiement seront enregistrés et évite la nécessité d’enregistrer manuellement vos frais séparément de vos dépôts.
Sur la page Paramètres QuickBooks (Paramètres → Comptabilité), sélectionnez l’onglet Paiements.
Activez l’envoi automatique des paiements comme dépôts. Sélectionnez un Compte de destination et un Compte de dépenses.
Compte de destination : Où les dépôts seront reçus
Compte de dépenses : Où les frais de transaction de paiement seront ajoutés
Envoyer manuellement un paiement à QuickBooks
Il existe quelques cas où vous devrez peut-être envoyer manuellement un paiement à QuickBooks. Quelques exemples :
Un paiement reçu avant d’activer l’envoi automatique des paiements comme dépôts
Un cas de divergence de dépôt entre Shopmonkey et QuickBooks
Pour envoyer manuellement un paiement à QuickBooks, allez dans Paramètres → Paiements → Paiements. Sélectionnez le paiement puis sélectionnez Envoyer à QuickBooks comme dépôt.
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