Veuillez noter : Les informations suivantes sont présentées en supposant que votre compte QuickBooks Online a été connecté et configuré avec Shopmonkey. Si vous devez encore connecter votre compte QuickBooks Online à Shopmonkey, veuillez consulter Configurer l’intégration QuickBooks Online pour en savoir plus.
Envoyer des factures à QuickBooks
Envoi automatique des factures
Sur la page Paramètres QuickBooks (Paramètres → Comptabilité), sélectionnez l’onglet Factures.
Paramètres de facturation QuickBooks
Envoi automatique des factures : Activez cette option pour envoyer automatiquement les factures à QuickBooks lorsque vous les convertissez en facture dans votre atelier
Envoyer les informations de la facture : Activez cette option pour inclure les informations de la facture (numéro de devis, client, véhicule) dans les champs de message de QuickBooks. Sélectionnez pour partager sur les factures, relevés, ou les deux
Synchroniser les numéros de facture : Activez cette option pour que les numéros de facture de Shopmonkey et QuickBooks soient identiques
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Envoyer les conditions de paiement : Activez cette option pour envoyer les conditions de paiement avec les factures de Shopmonkey vers QuickBooks. Sélectionnez la condition de paiement QuickBooks correspondante pour chaque condition Shopmonkey
Veuillez noter : Vous devrez peut-être mettre à jour les définitions des conditions dans QuickBooks pour qu’elles correspondent précisément aux conditions dans Shopmonkey
Paramètre de correspondance de référence des articles
Activez Utiliser toujours les correspondances de référence des articles pour utiliser la correspondance QuickBooks au niveau des articles plutôt que la correspondance au niveau des catégories. Consultez notre article d’aide Catégories de niveau service pour en savoir plus sur la configuration des catégories de niveau service dans votre atelier.
Vérifier le statut d’envoi ou envoyer manuellement une facture
Après avoir converti un devis en facture, un onglet QuickBooks apparaîtra dans le panneau de droite de l’ordre de travail. Consultez le Statut de la facture dans QuickBooks (Envoyé, Non envoyé), la Dernière date d’envoi et la Facture QuickBooks.
Si vous n’avez pas activé l’envoi automatique des factures, sélectionnez Envoyer pour envoyer la facture à QuickBooks.
Statut périmé
Le statut de votre facture QuickBooks indique-t-il Périmé ? Une fois la facture envoyée à QuickBooks, toute modification apportée à la facture changera le statut QuickBooks en Périmé.
Si le paramètre d’envoi automatique des factures est activé dans votre atelier, Shopmonkey enverra automatiquement la mise à jour à QuickBooks et le statut sera mis à jour en Envoyé une fois terminé
Si vous n’avez pas activé le paramètre d’envoi automatique des factures dans votre atelier, vous devrez cliquer sur le bouton Mettre à jour dans QuickBooks pour envoyer les modifications (si vous le souhaitez)
Paramètres des frais supplémentaires
Mappez les frais supplémentaires de facture à un article de facture QuickBooks si vous avez activé la facturation de frais supplémentaires dans votre atelier.
Dans votre compte QuickBooks, configurez un frais supplémentaire en tant que service.
Sur la page Paramètres QuickBooks (Paramètres → Comptabilité), sélectionnez l’onglet Paiements.
Dans la section Paramètres des frais supplémentaires, sélectionnez le frais supplémentaire que vous avez configuré en tant que service dans le menu déroulant de correspondance des frais supplémentaires.
Lorsque votre facture est envoyée de Shopmonkey à QuickBooks, le frais supplémentaire mappé sera automatiquement ajouté comme un article à votre facture QuickBooks.
Envoi automatique des paiements en tant que dépôts
Si vous avez activé Shopmonkey Payments dans votre atelier, vous pouvez contrôler sur quel compte d’actifs QuickBooks vos paiements Shopmonkey seront envoyés.
L’activation de l’envoi automatique des paiements en tant que dépôts vous permet de décider où vos frais de transaction de paiement seront enregistrés et évite la nécessité d’enregistrer manuellement vos frais séparément de vos dépôts.
Sur la page Paramètres QuickBooks (Paramètres → Comptabilité), sélectionnez l’onglet Paiements.
Activez l’envoi automatique des paiements en tant que dépôts. Sélectionnez un Compte de destination et un Compte de dépenses.
Compte de destination : Où les dépôts seront reçus
Compte de dépenses : Où les frais de transaction de paiement seront ajoutés
Envoyer manuellement un paiement à QuickBooks
Il y a quelques cas où vous devrez peut-être envoyer manuellement un paiement à QuickBooks. Quelques exemples :
Un paiement reçu avant d’activer l’option d’envoi automatique des paiements en tant que dépôts
Un cas de divergence de dépôt entre Shopmonkey et QuickBooks
Pour envoyer manuellement un paiement à QuickBooks, allez dans Paramètres → Paiements → Paiements. Sélectionnez le paiement puis cliquez sur Envoyer à QuickBooks en tant que dépôt.
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