Su informe de Gastos por Proveedor muestra cuánto ha comprado a cada uno de sus proveedores durante un rango de fechas, para que pueda ver de quién compra más. Es el informe que debe consultar antes de sentarse a negociar descuentos por volumen o decidir si consolidar dos proveedores en uno. En la parte superior, obtiene dos estadísticas rápidas: Total de Ordenes de Compra (su gasto total en órdenes de compra en el período) y Órdenes de Compra (cuántas órdenes de compra hay en el período). Debajo de eso, una tabla ordenable lista cada proveedor con su conteo de órdenes de compra, costo de neumáticos, costo de partes, tarifas, impuestos y total de órdenes de compra, para que pueda hacer clic en las columnas y clasificar a los proveedores según cualquiera de esos números.
Filtros
| Filtro | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Fecha de OC | No se aplica fecha en la primera carga (el selector muestra este mes pero espera a que usted lo seleccione) | Restringe el informe a órdenes de compra creadas en el período que seleccione. Esta es la fecha en que la orden de compra fue ingresada en Shopmonkey, no la fecha en que realizó el pedido al proveedor ni la fecha en que llegaron los bienes. |
| Estado de OC | Vacío — por lo que se incluyen todos los estados: Borrador, Ordenada, Recibida, Cumplida, Cancelada | Le permite filtrar por estados específicos de órdenes de compra. La mayoría de las personas que revisan gastos "reales" filtran a Recibidas y/o Cumplidas, ya que las órdenes en Borrador y Canceladas pueden inflar los conteos. |
| Proveedores | Todos los proveedores, más una fila "Sin asignar" | Le permite filtrar por proveedores específicos. Si busca y selecciona uno o más, la fila "Sin asignar" desaparece. |
| Países (vista de sede con múltiples ubicaciones solamente) | Su propio país | Cambia las ubicaciones que puede elegir. También cambia si la tabla muestra impuestos de EE. UU. o GST/PST/HST de Canadá. |
| Ubicaciones (vista de sede con múltiples ubicaciones solamente) | Todas sus ubicaciones | Le permite filtrar a una o pocas ubicaciones. La vista a nivel taller siempre está limitada solo a ese taller. |
Entendiendo Cada Número
| Tarjeta o Columna | Qué significa | Qué no incluye | Cuándo es útil | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Total de Ordenes de Compra | El total de cada encabezado de orden de compra en el filtro, en dólares. | Las devoluciones de órdenes de compra no se restan. Las órdenes de compra eliminadas suavemente están excluidas. | Número rápido para tener una idea general de "cuánto gastamos en inventario con nuestros proveedores en este período". | Coincide con la suma de la columna de Costo Total más abajo. |
| Órdenes de Compra | El número de órdenes de compra en el filtro. | — | Número rápido de actividad — cuántas órdenes de compra hizo su equipo en el período. | Incluye órdenes de compra en Borrador y Canceladas por defecto. Filtre el Estado de OC si quiere solo órdenes "reales". |
| Proveedor | El nombre del proveedor, enlazado al perfil del proveedor. | — | Haga clic para abrir el proveedor y ver historial completo, información de contacto y edición. | Las órdenes de compra sin proveedor aparecen bajo una sola fila gris "Sin asignar". |
| Ubicación (vista de sede) | Una de las ubicaciones donde se usó este proveedor. | — | Ver rápidamente dónde está activo un proveedor. | Si un proveedor tiene órdenes de compra en más de una de sus ubicaciones, esta celda muestra una para mostrar — los totales en dólares aún incluyen todas las ubicaciones seleccionadas. Use el filtro de Ubicaciones para limitar si quiere ver una ubicación a la vez. |
| GST / PST / HST (talleres canadienses) | Impuesto canadiense en cada orden de compra, sumado por proveedor. | El impuesto es el que se ingresó en la orden de compra — no se recalcula. | Seguimiento y remisión de impuestos de ventas. | Su provincia determina qué columnas tienen valores. Esta columna aparece solo si su cuenta de Shopmonkey tiene esta función activada. |
| Impuesto (talleres de EE. UU.) | Impuesto de ventas en cada orden de compra, sumado por proveedor. | El impuesto es el que se ingresó en la orden de compra. | Seguimiento de impuestos de ventas. | Solo aparece si su cuenta tiene esta función activada. |
| Costo Total de Neumáticos | El total de las líneas de neumáticos en las órdenes de compra de este proveedor. | Las líneas de neumáticos que fueron eliminadas de una orden de compra no se incluyen. | Ver de qué proveedores compra neumáticos. | — |
| Costo Total de Partes | El total de las líneas de partes en las órdenes de compra de este proveedor. | Las líneas de partes que fueron eliminadas de una orden de compra no se incluyen. | Ver de qué proveedores compra partes. | — |
| Costo Total de Tarifas | El total de las líneas de tarifas en las órdenes de compra de este proveedor. | Las tarifas ingresadas en el encabezado de la orden de compra como suma global (en lugar de como líneas de tarifa) se cuentan en el Costo Total pero no aquí. | Seguimiento de envío, manejo, cargos por núcleo, etc., cuando se ingresan como líneas. | Si esto es cero pero sabe que hubo tarifas, probablemente su equipo las ingresó como suma global en el encabezado de la orden de compra — ese dinero aún está en Costo Total. |
| Conteo de Órdenes de Compra | Cuántas órdenes de compra hizo con este proveedor en el período. | — | Frecuencia del proveedor. Un proveedor con 40 órdenes de compra puede ser candidato para consolidación (un pedido grande semanal en lugar de 40 pequeños). | Las órdenes en Borrador y Canceladas cuentan por defecto. |
| Costo Total | La suma de los totales del encabezado de órdenes de compra para este proveedor. | No se descuentan devoluciones. | La columna más importante para conversaciones sobre descuentos por volumen — "le dimos a este proveedor X dólares este año." | Este es el total del encabezado de la orden de compra tal como se guardó, no un recálculo en vivo de las líneas. Si alguien editó o eliminó una línea después de guardar la orden, el Costo Total y la suma de Neumáticos + Partes + Tarifas + Impuestos pueden no coincidir — ninguno está equivocado, solo provienen de lugares diferentes. |
Preguntas Comunes
P: ¿Por qué mi Conteo de Órdenes de Compra es más alto de lo que creo que debería ser? R: Por defecto este informe incluye todos los estados de orden de compra — incluyendo borradores que se empezaron y abandonaron, y órdenes que luego canceló. Abra el filtro de Estado de OC y limite a Recibidas y/o Cumplidas para ver solo las órdenes que realmente resultaron en una compra.
P: ¿Esto incluye las devoluciones que hice al proveedor? R: No. Gastos por Proveedor es un informe de gasto bruto — muestra lo que ordenó originalmente, no lo que se quedó después de devoluciones. Si necesita gasto neto que considere devoluciones, use el informe de Compras y Devoluciones.
P: ¿Por qué el Costo Total no es igual a Neumáticos + Partes + Tarifas + Impuestos? R: El Costo Total es el número que se escribió en el encabezado de la orden de compra cuando se guardó. Las columnas de Neumáticos, Partes, Tarifas e Impuestos miran las líneas actuales en la orden. Si alguien editó o eliminó una línea después de guardar la orden, el total del encabezado no coincidirá con la suma de las líneas actuales. Ningún número está equivocado — solo miden cosas ligeramente diferentes. Abra una orden de compra específica si quiere ver qué pasó.
P: ¿Qué es la fila "Sin asignar"? R: Cualquier orden de compra guardada sin un proveedor seleccionado. Si ve gasto ahí, abra cada orden y asigne un proveedor para que se agrupe en la fila correcta.
P: ¿Qué fecha usa este informe — cuando hice el pedido o cuando llegaron los bienes? R: Ninguna de las dos — usa la fecha en que la orden de compra fue creada en Shopmonkey. Si ingresó una orden hoy para bienes que ya pidió hace dos semanas, aparecerá en la ventana de fecha de hoy. Si necesita filtrar por fecha de pedido o de cumplimiento, este informe no puede hacerlo hoy — Compras → Órdenes de Compra tiene más opciones de fecha.
P: No veo una columna de Impuestos. ¿Dónde está? R: Las columnas de impuestos son una función que debe activarse para su cuenta. Si la necesita, contacte al soporte y pídales que habiliten "impuestos en informes de proveedores".
P: ¿Por qué uno de mis proveedores muestra solo una ubicación cuando sé que compramos en dos? R: Cada proveedor se muestra en una sola fila con una sola etiqueta de ubicación. Cuando un proveedor se usa en más de una de sus ubicaciones, la celda de Ubicación muestra una para mostrar — pero los totales en dólares aún incluyen correctamente todas las ubicaciones seleccionadas. Use el filtro de Ubicaciones para enfocarse en una ubicación a la vez si necesita separarlas.
Consejos para Sacar el Máximo Provecho de Este Informe
- Antes de su próxima negociación con proveedores, obtenga los últimos 12 meses de Gastos por Proveedor (filtre el Estado de OC a Recibidas y Cumplidas para que Borradores y Canceladas no distorsionen el número). Ordene por Costo Total descendente. Sus tres principales proveedores son donde las solicitudes de descuentos por volumen tienen mayor impacto.
- Busque candidatos para consolidación. Ordene por Conteo de Órdenes de Compra descendente. Un proveedor con 80 órdenes pequeñas en el año suele ser candidato para cambiar a pedidos semanales al por mayor — o para mover ese gasto a un proveedor competidor del que ya compra en volumen.
- No use esto para conciliar devoluciones. Si un proveedor le envió productos dañados que devolvió, la compra original aún cuenta aquí. Use el informe de Compras y Devoluciones para gasto neto, y use Gastos por Proveedor para actividad bruta con proveedores.
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