Utilisez Shopmonkey pour préparer des estimations, prendre des notes, effectuer des inspections et envoyer des factures pour les travaux sous contrat de garantie prolongée effectués. Vous pouvez également combiner le travail sous contrat d’extension de garantie avec d’autres services pour bénéficier au client et rationaliser le processus.
Veuillez noter: Nous savons que les informations sur l'atelier, les tarifs et le livre utilisé pour les délais et les prix doivent être communiqués avant d'effectuer tout travail lorsque vous travaillez avec des fournisseurs de contrats de garantie prolongée. Cet article suppose que vous avez tout cela établi et que vous préparez une réclamation pour des travaux sous contrat de garantie prolongée qui sont arrivés à l'atelier.
Si vous communiquez avec un fournisseur de contrat d'extension de garantie pour la première fois, vous pouvez trouver la plupart des informations nécessaires dans votre compte Shopmonkey, y compris les taxes et frais d'atelier, les tarifs de main-d'œuvre et (si vous bénéficiez d'un forfait Genius Monkey), vous pouvez faites-leur savoir que MOTOR est votre livre pour les horaires indiqués et les prix des pièces.
Services contractuels de garantie prolongée
Préparer l'estimation
Lors de la préparation d’un devis pour des travaux sous contrat de garantie prolongée, nous recommandons de commencer par un diagnostic et une vérification de la couverture. Vous pouvez choisir d'ajouter une heure de travail (ou la durée que vous pensez que le processus prendra) pour terminer ces deux étapes importantes.
Diagnostiquer le problème que le client rencontre avec un inspection. Lors du diagnostic, vous pouvez commencer à créer le service nécessaires à la réparation et inclure les temps de main-d'œuvre et les informations sur les pièces. Si vous disposez d'un forfait Genius Monkey, vous pouvez utiliser MOTOR pour récupérer les temps de main-d'œuvre et les pièces afin de remplir rapidement le service.
Vérifier la couverture du service avec le fournisseur du contrat d'extension de garantie. Vous pouvez éviter des situations difficiles avec vos clients en vérifiant la couverture avant vous effectuez le service.
Conseil de pro: Préparez toutes les informations nécessaires avant d’appeler le fournisseur du contrat de garantie prolongée. Nous vous recommandons d'ajouter ces informations sous forme de note interne sur l'estimation. Les informations détaillées sur le service peuvent inclure :
Tous les détails d'inspection et de diagnostic
Pièces nécessaires, y compris le numéro de pièce OEM
Temps de travail requis
Une fois le service approuvé par le fournisseur du contrat d’extension de garantie et le client, vous êtes prêt à effectuer le travail.
Facture et paiement
Le fournisseur du contrat de garantie prolongée peut exiger que vous perceviez une franchise auprès du client et que vous soumettiez la facture pour approbation avant son traitement. Pour ce faire, vous pouvez enregistrer un paiement partiel sur la prestation de la part du client à hauteur du montant de la franchise. Nous vous recommandons d'utiliser Shopmonkey Payments et en demandant le montant déductible spécifique au client pour ce faire. Si le contrat d'extension de garantie fourni ne pas exiger que le paiement de la franchise soit enregistré sur la facture avant traitement, vous pouvez demander le paiement au client après traitement de la facture par le prestataire.
Envoyez la facture préparée au fournisseur du contrat d’extension de garantie. Si vous êtes invité à envoyer la facture numériquement, téléchargez une copie PDF de la facture en sélectionnant Imprimer sur la facture et en l'enregistrant au format PDF depuis votre navigateur. Si le fournisseur exige une copie télécopiée de la facture, sélectionnez Imprimer sur la facture, puis imprimez une copie physique.
Une fois que le fournisseur reçoit la facture, vous recevrez généralement un paiement basé sur vos conditions prédéterminées avec le fournisseur du contrat de garantie prolongée (généralement sous la forme d'un chèque postal ou d'un mode de paiement numérique).
Recommander réparations supplémentaires
Certaines réparations sous contrat d’extension de garantie faciliteront naturellement d’autres réparations. Étant donné que le fournisseur du contrat de garantie prolongée paiera déjà la main-d'œuvre pour une réparation, vous pouvez profiter de cette opportunité pour suggérer autre les réparations qui peuvent chevaucher le travail que vous effectuez déjà. Recherchez toutes les nouvelles pièces ou réparations qui pourraient être ajoutées au bon de travail.
Par exemple, pour résoudre un problème de moteur, il peut être nécessaire de retirer les tuyaux et les joints pour accéder à la zone. En recommandant des tuyaux et des joints de remplacement au client, vous ajouterez des revenus supplémentaires à votre magasin. et aider le client avec un remplacement dont il aurait pu avoir besoin de toute façon. Les clients apprécieront l’initiative que prend votre atelier pour leur faire économiser de l’argent et améliorer la durée de vie de leur véhicule.
Ajouter des réparations supplémentaires à l'estimation
Après avoir préparé le devis pour le service du contrat d'extension de garantie et que les travaux ont été pré-approuvés par le fournisseur (étapes ci-dessus), vous pouvez maintenant ajouter des services/pièces supplémentaires qui ne seront pas couverts par le fournisseur. Cela permettra de suivre toutes les réparations sur un seul bon de travail pendant que les services sont exécutés dans l'atelier.
Facture en double
Au moment de la facturation, seuls le service pré-approuvé et le numéro de facture doivent être envoyés au fournisseur du contrat d'extension de garantie. Si vous avez ajouté des services ou des réparations supplémentaires au bon de travail, vous devrez vous assurer que seuls les services pré-approuvés figurent sur la facture envoyée au fournisseur.
Pour cela, dupliquez la facture. Sur la facture originale (à envoyer au prestataire), supprimez toutes les prestations dont le client est financièrement responsable. Demander au client le paiement de la franchise (le cas échéant) et envoyer la facture du contrat d'extension de garantie (étapes ci-dessus).
Dans la facture dupliquée (à envoyer au client), supprimez tous les services et notes du contrat d'extension de garantie. Facturez au client les services, pièces ou réparations non couverts par le fournisseur du contrat d'extension de garantie. En utilisant Shopmonkey Payments permettra au client de payer directement à partir de la facture.
L'utilisation de Shopmonkey pour les réclamations liées aux contrats de garantie prolongée peut enregistrer chaque transaction, rationaliser le processus et ajouter de la valeur pour vos clients.
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