Importer les données de l’atelier avec des modèles d’importation

Utilisez des modèles d’importation pour simplifier le processus de migration des données d’atelier enregistrées existantes dans Shopmonkey.

Quel type de données puis-je importer ?

Des modèles d’importation sont disponibles pour les éléments suivants :

Clients
Flottes
Véhicules
Fournisseurs
Pièces
Frais prédéfinis
Catégories d’articles

Vous pouvez choisir deux manières d’importer les données d’atelier :

Exporter et modifier les données d’atelier existantes, puis importer les modifications (méthode préférée)
Utiliser un modèle d’importation pour importer de nouvelles données d’atelier

Exporter et modifier les données d’atelier existantes

La façon la plus simple de mettre à jour les données d’atelier est d’exporter et modifier les données existantes, puis d’importer les changements effectués. Cela demande le moins de temps à l’atelier et minimise les erreurs.

Sélectionnez Listes dans la navigation à gauche pour afficher vos listes.

Accédez à la page Listes pour les données que vous souhaitez exporter/importer. Sélectionnez l’icône d’exportation en haut à droite de la page. Si vous ne voyez pas l’option d’import/export sur une page Liste, vérifiez dans la liste ci-dessus que la fonctionnalité d’importation est disponible pour ces données.

Astuce pro : Vous n’avez pas Microsoft Excel pour ouvrir un fichier XLS ? Pas de problème ! Importez les données sur un site de données gratuit (par exemple, Google Sheets) en suivant ces étapes :

Téléchargez l’export XLS sur votre ordinateur
Ouvrez une feuille de calcul nouvelle ou existante sur votre site de données gratuit (par exemple, Google Sheets)
Sélectionnez Fichier, puis Importer
Sélectionnez Télécharger et choisissez le fichier XLS que vous avez enregistré sur votre ordinateur

Une fois le fichier exporté ouvert, mettez à jour les champs applicables dans la feuille de calcul. Quelques remarques lors du remplissage du modèle :

Pour tous les champs « d’affichage » (ex. : Afficher le n° de pièce sur les devis et factures), veuillez saisir « TRUE » ou « FALSE »
Veuillez éviter d’utiliser ou de supprimer des colonnes personnalisées ou des formules afin d’assurer un import fluide

Important : Si une valeur de champ est laissée vide dans le fichier d’importation, elle est considérée comme une valeur vide et écrase toute valeur existante. Par exemple, si le n° de pièce est laissé vide dans le fichier d’import, cela effacera le n° de pièce existant dans l’inventaire Shopmonkey.

Importer les fichiers complétés

Sélectionnez l’icône d’importation en haut à droite de la page Listes (au même endroit où vous avez téléchargé le fichier exporté ou le modèle d’import). Glissez votre fichier .xlsx dans la zone ou cliquez pour télécharger votre fichier. Sélectionnez Importer.

Une invite apparaîtra alors confirmant un import réussi.

Modèles d’importation

Si l’export/import des données d’atelier n’est pas une option, utilisez les modèles d’importation pour importer de nouvelles données d’atelier. Accédez à la page Listes pour les données que vous souhaitez importer. Sélectionnez l’icône d’importation en haut à droite de la page.

Sélectionnez télécharger le modèle. Ce modèle garantit que vos données sont correctement formatées pour le processus d’importation.

Une fois le fichier ouvert, remplissez les champs applicables dans la feuille de calcul. Veuillez éviter d’utiliser ou de supprimer des colonnes personnalisées ou des formules afin d’assurer un import fluide.

Veuillez noter : Si une valeur de champ est laissée vide dans le fichier d’importation, elle est considérée comme une valeur vide et écrase toute valeur existante. Par exemple, si le n° de pièce est laissé vide dans le fichier d’import, cela effacera le n° de pièce existant dans l’inventaire Shopmonkey.

Suivez les étapes ci-dessus pour importer les fichiers complétés.

Dépannage d’importation

Vérifiez ces points si vous recevez un message d’erreur lors de l’importation :

Vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis. Si un champ obligatoire est laissé vide, cet enregistrement sera ignoré et la pièce ne sera pas importée.
Assurez-vous qu’il n’y a pas de formules dans le modèle. Les formules sont utiles pour faciliter les calculs, mais ne sont pas prises en charge dans les modèles d’importation. Essayez de copier les cellules contenant des formules et collez uniquement les valeurs.
Vérifiez que les colonnes n’ont pas été réarrangées ou supprimées. Le modèle d’importation doit être exact pour fonctionner. Si vous avez des doutes sur votre modèle, essayez de télécharger un nouveau modèle avec les étapes mentionnées plus haut dans l’article.
Assurez-vous que la Quantité en stock a une valeur (le cas échéant). Lors de l’utilisation d’un modèle avec Quantité en stock, ce champ est essentiel pour l’importation. Ce champ ne peut pas être laissé vide lors du téléchargement du modèle.

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