Su informe de Facturas Impagadas es una lista continua de cada factura que aún tiene dinero pendiente — la vista principal para cobranzas, seguimiento de saldos vencidos y comprensión de sus cuentas por cobrar abiertas. Cada fila es un pedido, con columnas para quién debe el dinero (Cliente), cuándo se facturó (Fecha de Facturación), cuándo vence el pago (Fecha de Vencimiento de Pago) y cuánto queda (Saldo Restante) junto con el total general y cualquier pago ya realizado. Puede ordenar, filtrar por fecha, cliente, escritor de servicio, término de pago, estado del flujo de trabajo y más, y exportar todo a Excel para seguimientos.
Filtros
| Filtro | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| el filtro de Países (solo HQ) | su propio país | Limita qué ubicaciones aparecen en el selector de Ubicaciones y cambia la columna de impuestos entre Impuesto de EE. UU. y GST/PST/HST de Canadá |
| el filtro de Ubicaciones (solo HQ) | todas las ubicaciones a las que tiene acceso | Restringe el informe a talleres específicos |
| el filtro de Fecha de Facturación | Mes Pasado | Muestra solo facturas fechadas en el rango que elija. Por defecto está viendo el mes pasado, no este mes ni hoy — amplíe el rango si desea ver facturas recientes |
| el filtro de Estado Archivado | muestra tanto archivados como no archivados | Le permite incluir o excluir pedidos archivados. Por defecto se incluyen las facturas archivadas |
| el filtro de Tipo de Cliente | muestra tanto Cliente como Flota | Limita solo a clientes minoristas o solo a cuentas de flota |
| el filtro de Clientes | vacío | Restringe a uno o más clientes o flotas específicos |
| el filtro de Escritores de Servicio | vacío | Restringe a pedidos asignados a escritores de servicio específicos; también puede elegir "Sin asignar" |
| el filtro de Fecha de Vencimiento | vacío | Restringe por la fecha de vencimiento del trabajo — cuando se suponía que debía terminar el trabajo. Esto es diferente de la Fecha de Vencimiento de Pago |
| el filtro de Etiquetas de Pedido | vacío | Restringe a pedidos que llevan una de las etiquetas que elija |
| el filtro de Fecha de Vencimiento de Pago | vacío | Restringe por cuándo se espera el pago (usualmente fecha de factura más los días del término de pago) |
| el filtro de Estado de Pago | muestra No Pagado + Parcialmente Pagado | Elija cualquier combinación de No Pagado, Parcialmente Pagado y Vencido. Si solo selecciona "No Pagado," las facturas parcialmente pagadas desaparecerán — deje los tres seleccionados (o déjelo en blanco) para ver todo lo que se le debe |
| el filtro de Término (solo Taller) | vacío | Restringe a términos de pago específicos como Neto 30, Neto 60 |
| el filtro de Flujo de Trabajo (solo Taller) | vacío | Restringe a estados específicos del flujo de trabajo |
Filtro de Fecha
La Fecha de Facturación es la fecha en que marcó el pedido como Facturado — no el día que comenzó el trabajo, ni el día que se completó, ni el día que se recibió el pago. Este informe no ofrece un modo de fecha de Pagado Completo ni un modo de fecha de Labor Completado; se enfoca en la fecha de Facturación porque el informe trata sobre cuentas por cobrar abiertas. Si está verificando contra un informe de flujo de caja que filtra por cuándo se recibió el pago, recuerde que una factura creada en marzo y pagada en mayo aparecerá en ventanas de tiempo diferentes en los dos informes. Ningún modo es más "correcto" — responden a preguntas diferentes.
Comprendiendo Cada Número
| Tarjeta / Columna | Qué significa | Qué no incluye | Cuándo es útil | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Número de Pedido | el número de pedido de la factura | — | identificar una factura específica de un vistazo | haga clic para abrir el pedido |
| Cliente (Nombre / Apellido / Empresa) | para quién es la factura | — | ordenar, filtrar y agrupar por quién debe | si un cliente fue eliminado, el nombre puede estar en blanco |
| Vehículo | Año/Marca/Modelo/Versión del vehículo en el pedido | — | saber en qué vehículo se hizo el trabajo | |
| Término | el término de pago aplicado (Neto 30, etc.) | — | ordenar cobranzas por duración del término | en blanco si no estableció un término |
| Fecha de Vencimiento | la fecha de finalización del trabajo que usted cotizó al cliente | fechas relacionadas con el pago (eso es la Fecha de Vencimiento de Pago) | identificar trabajos que pasaron su fecha prometida | |
| Fecha de Vencimiento de Pago | cuándo espera recibir el pago | — | obtener su lista de "pagos vencidos" | en blanco si el pedido no tiene término de pago |
| Fecha de Facturación | cuándo marcó el pedido como Facturado | — | esta es la fecha que usa el filtro principal | |
| Mano de Obra | dólares de mano de obra minorista en la factura | partes, neumáticos, cargos, impuestos | ver cuánto de una factura es mano de obra | |
| Horas de Mano de Obra (Pedido) | horas de mano de obra planificadas en los servicios reportables del pedido | servicios ocultos, servicios rechazados y servicios recomendados; tampoco son horas reales registradas con reloj de tiempo | comparar mano de obra planificada con tiempo realmente registrado | |
| Costo de Mano de Obra (Pedido) | su costo por la mano de obra (pago al técnico, no precio al cliente) | — | análisis de margen por factura | |
| Horas Registradas en Pedido | horas registradas contra el pedido vía Relojes de Tiempo (tipo Pedido, Servicio o Mano de Obra) | cualquier cosa que no esté en las entradas del reloj de tiempo del pedido | comparar tiempo real con horas planificadas de mano de obra | diferente de Horas de Mano de Obra (Pedido) |
| Costo de Mano de Obra (Tiempo) | horas en hoja de tiempo multiplicadas por la tarifa de pago del técnico | cualquier cosa fuera del reloj de tiempo | costo real de mano de obra basado en lo que paga a sus técnicos | 0 si no se registró tiempo o no hay tarifa establecida |
| Partes / Costo de Partes | ingresos por partes / costo mayorista de partes | mano de obra, neumáticos, cargos | margen en partes | |
| Neumáticos / Costo de Neumáticos | ingresos por neumáticos / costo mayorista de neumáticos | — | margen en neumáticos | |
| Subcontrato | ingresos por subcontratos en la factura | — | ver trabajo subcontratado | |
| Impuesto o GST/PST/HST | el impuesto cobrado en la factura | — | conciliación de obligaciones fiscales | la columna depende del país (EE. UU. = Impuesto, Canadá = GST/PST/HST) |
| EPA / Suministros de Taller / Cargos | cargos aplicados en la factura | — | conciliación de cargos | |
| Descuento | descuento total aplicado en toda la factura | — | entender por qué el total de una factura es menor de lo esperado | |
| Total Pagado | cuánto ya se ha recibido en esta factura | pagos anulados y reembolsados — esos ya están descontados | seguimiento de cobranzas | |
| Saldo Restante | lo que aún se debe | — | el número principal para cobranzas | en casos raros que involucran reembolsos/créditos esto puede no ser igual a Total menos Total Pagado — el saldo pendiente en el detalle del pedido es la fuente de verdad |
| Ganancia Total | minorista menos mayorista en mano de obra, partes, neumáticos, subcontratos | cargos e impuestos | margen a nivel de factura | |
| Total | el total general de la factura | — | el monto total facturado |
Preguntas Comunes
P: ¿Por qué este informe no coincide con mi informe de Facturas Pagadas? R: Estos dos informes son opuestos — una factura solo puede estar en uno de ellos a la vez, según si está totalmente pagada o no. Si acaba de cobrar un pago en una factura, esta pasa de No Pagada a Pagada. Normalmente hay un breve retraso entre cuando registra el pago y cuando el informe se actualiza.
P: ¿Por qué este informe no coincide con mi informe de Todas las Facturas o Todos los Pedidos? R: Todas las Facturas muestra todas las facturas, pagadas o no — por eso tiene más filas que Facturas Impagadas. Todos los Pedidos muestra aún más: también incluye Presupuestos y Órdenes de Reparación que aún no se han facturado. Facturas Impagadas muestra estrictamente pedidos facturados que aún le deben dinero.
P: ¿Por qué este informe no coincide con mi informe de Antigüedad de Clientes? R: Antigüedad agrupa por cliente y clasifica las facturas según cuántos días están vencidas, usando la fecha de vencimiento de pago. Puede mostrar facturas antiguas que están fuera de su ventana de fecha de Facturas Impagadas, por lo que los totales no coincidirán. Use Antigüedad cuando quiera prioridades de cobranza por cliente; use Facturas Impagadas cuando quiera detalle factura por factura para un rango de tiempo específico.
P: ¿Por qué falta una factura parcialmente pagada? R: Lo más probable es que haya cambiado el filtro de Estado de Pago a solo "No Pagado." Agregue "Parcialmente Pagado" de nuevo (o borre el filtro para dejarlo en predeterminado) y reaparecerá.
P: ¿Por qué una factura Vencida no aparece bajo "Vencido"? R: "Vencido" significa que la Fecha de Vencimiento de Pago ha pasado. Si la factura no tiene término de pago, no tiene Fecha de Vencimiento de Pago — por lo que nunca puede ser etiquetada como Vencida, incluso si es muy antigua. Asegúrese de asignar un término de pago si quiere que funcione la antigüedad.
P: ¿Por qué falta una factura de hoy? R: El filtro de Fecha de Facturación predeterminado es Mes Pasado. Cambie el rango de fechas para incluir hoy (o elija "Este Mes" / un rango personalizado) y aparecerá.
P: El Saldo Restante no es igual a Total menos Total Pagado — ¿es un error? R: Usualmente es porque se aplicó un reembolso o nota de crédito al pedido. El Saldo Pendiente que se muestra en el pedido es la fuente de verdad — confíe en ese número.
P: ¿Por qué las Horas de Mano de Obra son menores en el informe que en el pedido? R: El informe solo cuenta mano de obra en servicios reportables. Los servicios que marcó como ocultos, rechazados o recomendados no están incluidos en Horas de Mano de Obra ni en Costo de Mano de Obra en el informe. Abra la sección de Servicios del pedido para ver qué servicios están en esos estados.
Consejos para Aprovechar al Máximo Este Informe
- Para una vista completa de cobranzas, no restrinja el Estado de Pago. Dejarlo en el valor predeterminado (No Pagado + Parcialmente Pagado) es casi siempre lo que desea — verá cada dólar adeudado. Cambie a solo "Vencido" solo cuando quiera facturas específicamente vencidas.
- Exporte a Excel antes de una llamada de cobranza. La exportación incluye todo lo que está en pantalla más una columna de Costo de Subcontrato, y soporta hasta 100,000 filas — perfecto para ordenar, filtrar y enviar a su contador.
- Amplíe el filtro de Fecha de Facturación para cuentas por cobrar del año hasta la fecha. El predeterminado "Mes Pasado" es ideal para cierre mensual, pero para una imagen completa de cuentas por cobrar abiertas configure el rango a "Este Año" o un rango personalizado que cubra su factura impaga más antigua.
- Use el filtro de Escritor de Servicio para asignar seguimientos de cobranza. Puede filtrar rápidamente las facturas abiertas de un escritor de servicio y entregarle esa lista.
- Observe la marca de tiempo de "última actualización". Pagos muy recientes pueden no reflejarse aún; si una factura sigue apareciendo justo después de registrar el pago, espere unos minutos y actualice.
¿Aún tiene preguntas? No dude en contactarnos a través del ícono de chat. ¡Gracias por leer!
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