El informe de Facturas Pagadas es su lista de cada factura que ha sido pagada en su totalidad — una fila por factura — para que pueda conciliar efectivo, verificar qué se cerró en un período determinado y obtener un registro limpio de negocios completados. Muestra el cliente, vehículo, asesor de servicio, fechas clave y un desglose completo de mano de obra, partes, neumáticos, impuestos, tarifas y total para cada factura, con sumas de columna en la parte inferior. Úselo para responder preguntas como "¿qué terminamos y cobramos este mes?" y para cotejar contra sus depósitos, los estados de cuenta de sus clientes o los registros de su contador.

Si un pedido que espera encontrar en este informe no aparece, el primer paso para solucionar problemas debe ser asegurarse de que esté facturado y pagado en su totalidad.

Filtros

Dos cosas siempre son ciertas en este informe, sin importar qué filtros configure: solo ve pedidos que han alcanzado el estado Facturado (no se incluyen Presupuestos ni Órdenes de Reparación), y solo ve facturas que están pagadas en su totalidad — incluso una factura que falte un centavo no aparecerá aquí.

Entendiendo Cada Número

Preguntas Comunes

P: Una factura que sé que fue pagada no aparece. ¿Dónde está? R: Tres razones probables. (1) Su fecha de facturación está fuera del filtro predeterminado "Mes pasado" — cambie el filtro de Fecha de Facturación a un rango más amplio. (2) Abrió el filtro de Fecha de Pago Completo en algún momento, y ahora ambos filtros están activos a la vez — borre el filtro de Fecha de Pago Completo. (3) La factura no está realmente pagada en su totalidad — incluso un centavo de diferencia la mantiene fuera de este informe. Verifique la factura en su sistema para confirmar que el saldo es exactamente $0.00.

P: ¿Por qué hay menos facturas de las que esperaba? R: La mayoría de las veces es el filtro de Fecha de Pago Completo. Al abrir por primera vez parece estar configurado en "Este mes", pero en realidad aún no filtra. Si hizo clic en él, se activó — y cuando ambos filtros de fecha están activos, solo ve las facturas que cumplen ambos. Borre el filtro de Fecha de Pago Completo para volver a la vista solo con Fecha de Facturación.

P: ¿Por qué el Total no coincide con mi depósito bancario? R: Este informe suma totales de facturas, no efectivo recaudado. Un total de factura incluye impuestos y tarifas; su depósito no incluye tarifas de procesamiento, puede incluir pagos de facturas de períodos anteriores y puede excluir pagos que fueron anulados o reembolsados. Para conciliación de efectivo, use el informe de Fin de Día o Todos los Pagos — esos están basados en cuándo se movió el dinero, no cuándo se emitieron las facturas.

P: ¿Por qué esto no coincide con mi informe Resumen de Ventas? R: El número "Facturado" en Resumen de Ventas cuenta cada factura creada en el período, pagada o no. Facturas Pagadas solo cuenta las que han sido pagadas en su totalidad. Cualquier factura impaga o parcialmente pagada estará en Resumen de Ventas pero no aquí — por lo que Resumen de Ventas siempre es igual o mayor para el mismo rango de fechas.

P: ¿Por qué mi Costo de Mano de Obra (Tiempo) es cero cuando sé que los técnicos registraron horas? R: Costo de Mano de Obra (Tiempo) se calcula a partir de la tarifa horaria de cada técnico en su perfil. Si un técnico es tarifa fija (sin tarifa horaria establecida), sus registros de tiempo muestran horas pero contribuyen $0 a Costo de Mano de Obra (Tiempo). Eso es esperado — para nómina de tarifa fija, Costo de Mano de Obra (Pedido) suele ser el número mejor para revisar.

P: ¿Por qué Último Pago Registrado se ve diferente de Fecha de Pago Completo? R: Fecha de Pago Completo es el momento exacto en que el saldo llegó a cero por primera vez. Último Pago Registrado es la fecha del pago más reciente en la factura. Usualmente son el mismo pago. Difieren cuando registró un pago posterior después de que la factura ya estaba pagada — por ejemplo, si reembolsó un pago y luego tomó uno nuevo, o ingresó una corrección.

P: ¿Por qué aparecen pedidos archivados en mi informe? R: Por defecto, se incluyen tanto archivados como no archivados. Si quiere solo uno u otro, haga clic en el filtro Estado Archivado y elija uno.

P: Edité una factura hoy y aún muestra números antiguos. ¿Por qué? R: Los informes se extraen de un almacén de datos que se actualiza según un horario. Puede ver la última vez que se actualizó en la parte superior del informe. Ediciones o pagos muy recientes pueden tardar unos minutos en aparecer. También tenga en cuenta: el desglose por línea (mano de obra, partes, neumáticos, descuento, ganancia) se captura en el momento de la factura. Si editó servicios en un pedido facturado, esos totales se actualizan cuando se vuelven a guardar los totales del pedido.

Consejos para Sacar el Máximo Provecho de Este Informe

• Use Fecha de Facturación para "¿qué terminamos y facturamos?" Es el predeterminado y responde la pregunta más común: qué se cerró en este período.
• Cambie a Fecha de Pago Completo cuando esté conciliando flujo de efectivo. Si quiere saber cuándo entró el dinero en lugar de cuándo facturó, use solo Fecha de Pago Completo. Para una conciliación que combine efectivo y facturación, use ambos a la vez — esa es la vista de intersección.
• Exporte a XLS cuando necesite más detalle. La exportación añade columnas de Fecha de Vencimiento, Estado de Pago y Términos que no están en la tabla en pantalla, y le permite extraer más filas de las que muestra la tabla.
• Úselo junto con Facturas No Pagadas. Ejecutar ambos lado a lado sobre la misma ventana de Fecha de Facturación le da una imagen completa de su negocio facturado: lo que se ha cobrado vs lo que aún está pendiente.
• Corrobore con Todos los Pagos para depósitos. Cuando un cliente pregunta "¿por qué esto no coincide con el banco?", Todos los Pagos es la herramienta adecuada — es una fila por pago, basada en la fecha en que se tomó el pago.

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