Su informe de Todas las Facturas es una lista completa de cada factura en su tienda para el período de tiempo y las ubicaciones que elija. Lo utiliza para revisar su trabajo facturado — confirmando totales, impuestos, pagos recibidos, saldo restante y ganancia en cada factura — y para conciliar sus libros con lo que realmente se facturó. La tabla le permite ordenar, filtrar y exportar cada línea de factura, para que pueda responder preguntas como "¿cuánto facturamos el mes pasado?", "¿qué facturas aún están sin pagar?" y "¿cuál es el saldo de la factura de este cliente específico?" sin abrir cada una.
Filtros
| Filtro | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Fecha de Facturación | Mes pasado (el mes calendario completo anterior, no el actual) | Muestra solo las facturas que fueron facturadas dentro del rango de fechas. Este es el filtro más importante. Responde: "¿qué facturamos y cobramos durante este período?" Cada una de sus ubicaciones usa su propia hora local, por lo que un informe de múltiples ubicaciones respeta el límite del día de cada tienda. |
| Fecha de Pago Completo | Desactivado | Restringe la lista a las facturas que fueron pagadas completamente dentro de un segundo rango de fechas. Cuando lo activa junto con Fecha de Facturación, una factura debe cumplir ambos rangos — debe haber sido facturada durante el primer rango Y pagada completamente durante el segundo. Esto es útil para una conciliación estricta pero oculta facturas pagadas fuera de la segunda ventana. |
| Ubicaciones (solo HQ) | Todas sus ubicaciones en el país seleccionado | Limita qué tiendas aparecen. Dejarlo en blanco aún envía todas las ubicaciones a las que tiene acceso — no desactiva el filtro. |
| Países (solo HQ) | Su país actual | Cambia qué columnas de impuestos ve (Impuesto para EE.UU., GST/PST/HST para Canadá) y restringe la lista de Ubicaciones. No puede ver tiendas de EE.UU. y Canadá al mismo tiempo. |
| Estado Archivado | Se muestran facturas archivadas y no archivadas | Las facturas archivadas SÍ se incluyen en este informe por defecto. Si desea excluirlas, seleccione explícitamente "No Archivadas". |
| Tipo de Cliente | Se muestran Clientes y Flotas | Separe sus facturas minoristas (Cliente) y comerciales (Flota) si necesita ver solo una. |
| Clientes | Desactivado | Restringir a uno o más clientes específicos. |
| Escritores de Servicio | Desactivado | Restringir a facturas escritas por un escritor de servicio específico. También puede elegir "Sin asignar" para ver facturas sin escritor asignado. |
| Fecha de Vencimiento | Desactivado | La fecha de vencimiento del trabajo, NO la fecha de vencimiento del pago. Se usa cuando quiere ver facturas de trabajos que debían completarse durante un cierto período. |
| Etiquetas de Orden | Desactivado | Mostrar solo facturas que tengan al menos una de las etiquetas que elija. |
| Estado de Pago | Se muestran todos los estados | Elija Pagado, No Pagado, Parcialmente Pagado y/o Vencido. Importante: seleccionar solo "No Pagado" NO incluye facturas parcialmente pagadas — debe agregar también "Parcialmente Pagado". "Vencido" significa No Pagado Y pasado el plazo de pago. |
| Plazo (solo tienda) | Desactivado | Restringir a facturas que usen un plazo de pago específico. |
| Flujo de trabajo (solo tienda) | Desactivado | Restringir a facturas en un estado específico del flujo de trabajo. |
Filtros de Fecha
Los dos filtros de fecha responden a preguntas diferentes, y usará distintos para diferentes razones:
- Fecha de Facturación — "Quiero datos sobre trabajos que facturé durante este período." Este es su predeterminado y cubre la mayoría de los reportes (revisión mensual de ventas, presentación de declaraciones de impuestos para el período facturado).
- Fecha de Pago Completo — "Quiero datos sobre facturas que se pagaron completamente durante este período." Use esto para conciliación de cobros, cuando le importa cuándo entró el dinero, no cuándo se facturó el trabajo.
- Ambos juntos — esto le da solo las facturas que fueron facturadas en una ventana Y pagadas completamente en otra. Es una vista estricta y limitada usada para conciliación precisa, y ocultará facturas que no cumplan ambas condiciones.
Ningún modo es más "correcto" — responden a preguntas diferentes.
Entendiendo Cada Número
| Tarjeta | Qué significa | Qué no incluye | Cuándo es útil | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Total (al final) | La suma de todos los totales de factura para las filas que se muestran actualmente | Facturas fuera de sus filtros — cambie los filtros, este número cambia | Respuesta rápida a "¿cuánto facturamos en este período?" | Esta es una suma de lo que está en pantalla ahora; si los totales parecen incorrectos, revise primero sus filtros |
| Total Pagado (columna y pie de página) | El monto que se ha pagado en cada factura, y el total de todas las facturas mostradas | Pagos anulados o reembolsados (estos se descuentan) | Confirmar cuánto efectivo ha cobrado respecto a las facturas que está viendo | Úselo junto con Saldo Restante para ver cuánto queda pendiente |
| Saldo Restante (columna y pie de página) | Lo que los clientes aún deben en cada factura, y la suma de todas las facturas mostradas | Créditos de clientes o ajustes inusuales de reembolso ya están incluidos | Su cuentas por cobrar pendientes para la lista filtrada | Este es el número autoritativo de "lo que deben" — confíe en él más que en hacer Total menos Total Pagado usted mismo, debido a casos raros de reembolsos/créditos |
| Mano de obra, Partes, Neumáticos, Subcontratos | Los subtotales minoristas visibles para el cliente en cada factura | El costo mayorista de la tienda (esas son las columnas de Costo) | Desglosar por qué se facturó a sus clientes | Reflejan la factura tal como fue guardada por última vez; si edita una factura sin guardar, el informe sigue mostrando los valores anteriores |
| Costo Mano de Obra, Costo Partes, Costo Neumáticos | Lo que esos artículos le costaron a usted, la tienda | Margen minorista | Análisis de ganancias — el margen entre Mano de obra y Costo Mano de obra es su ganancia en mano de obra | — |
| Horas de Mano de Obra (Orden) | El total de horas de mano de obra facturadas en la factura | Horas en servicios rechazados u ocultos | Comparar horas facturadas con tiempo registrado | Si ha rechazado algunos servicios recomendados, esas horas no se incluyen aquí |
| Horas Registradas en la Orden | El tiempo total que sus técnicos registraron para la orden | — | Comparar el tiempo registrado con el tiempo facturado para buscar mano de obra no facturada o excesos | Incluye tiempo en todos los servicios — incluso servicios rechazados u ocultos — por eso suele ser mayor que Horas de Mano de Obra (Orden) |
| Costo Mano de Obra (Tiempo) | El costo del tiempo registrado al tarifario por hora de cada técnico en el momento que registró | — | Entender cuánto le costó realmente la mano de obra, basado en tiempo trabajado y no en mano de obra facturada | Usa la tarifa capturada en cada entrada de tiempo — si cambia la tarifa de un técnico después, las entradas antiguas mantienen la tarifa antigua |
| Impuesto (EE.UU.) o GST / PST / HST (Canadá) | La parte de impuestos de cada factura y el total de impuestos recaudados | — | Reporte de impuestos de ventas | En HQ, las columnas de impuestos cambian según si ve tiendas de EE.UU. o Canadá — no puede ver ambas a la vez |
| EPA, Suministros de Taller, Tarifas | Sus cargos adicionales en cada factura | — | Confirmar que se aplicaron cargos | — |
| Descuento | Todos los descuentos aplicados en cada factura | — | Ver cuánto cedió en descuentos | Cubre descuentos en mano de obra, partes, neumáticos y el descuento a nivel de factura |
| Ganancia Total | Minorista menos costo, en mano de obra, partes, neumáticos y subcontratos, en cada factura | Impuestos, tarifas, EPA y suministros de taller no forman parte de este número de ganancia | Chequeo rápido de cómo rindió cada factura | Calculado cuando la factura fue guardada por última vez |
| Estado de Pago | Un distintivo rápido de Pagado o No Pagado | Las facturas parcialmente pagadas aparecen como No Pagadas en esta columna — revise Total Pagado y Saldo Restante para los detalles | Estado de pago de un vistazo | Use el filtro Estado de Pago (no esta columna) para separar totalmente no pagadas de parcialmente pagadas |
| Fecha de Pago Completo | Cuando se aplicó el pago final a la factura | — | Confirmar cuándo entró realmente el efectivo en una factura | En blanco en cualquier factura que aún no esté completamente pagada |
| Último Pago Registrado | Cuándo se registró el pago más reciente en la factura | — | Ver qué tan reciente ha tenido actividad una factura | Esto usa cuándo ingresó el pago, no la fecha efectiva del pago — un pago con fecha retroactiva muestra la fecha en que lo ingresó, no la fecha retroactiva |
Preguntas Comunes
P: El informe dice que facturé cero dólares la semana pasada, pero sé que facturé. ¿Qué pasa? R: Casi siempre es el filtro de Fecha de Facturación. El predeterminado es Mes Pasado — el mes calendario completo anterior — no el mes o semana actual. Cambie el filtro a Este Mes, Hoy o un rango personalizado que cubra el tiempo que busca.
P: ¿Por qué mi factura parcialmente pagada no aparece cuando filtro por "No Pagado"? R: En este informe, "No Pagado" significa estrictamente sin ningún pago aplicado. Para ver también facturas parcialmente pagadas, seleccione tanto "No Pagado" como "Parcialmente Pagado" en el filtro Estado de Pago (o deje el filtro vacío, que muestra todos los estados).
P: ¿Por qué el Total en Todas las Facturas no coincide con el Total en mi informe de Todos los Pagos? R: Miden cosas diferentes en fechas diferentes. Todas las Facturas agrupa por cuándo se facturó la factura (Fecha de Facturación). Todos los Pagos agrupa por cuándo se recibió el pago. Una factura facturada en marzo y pagada en abril aparece en marzo en Todas las Facturas y en abril en Todos los Pagos. Esto funciona según lo diseñado — ambos totales son correctos para su propia pregunta.
P: ¿Por qué el Total en Todas las Facturas no coincide con el Total en Todas las Órdenes? R: Todas las Órdenes incluye también Estimados y Órdenes de Reparación, y filtra por cuándo se creó la orden (no facturada). Todas las Facturas solo muestra órdenes que alcanzaron el estado Facturado. En el mismo período, Todas las Órdenes casi siempre será un número mayor porque incluye trabajo que aún no se ha facturado.
P: Mi factura falta en el informe — ¿por qué? R: Revise lo siguiente:
- ¿La orden está realmente Facturada? Estimados y Órdenes de Reparación nunca aparecen aquí.
- ¿La Fecha de Facturación cae dentro de su filtro de fecha?
- Si activó Fecha de Pago Completo, ¿la factura está pagada completamente dentro de esa ventana también?
- ¿Su filtro Estado de Pago la está excluyendo (por ejemplo, seleccionar solo "No Pagado" oculta facturas pagadas y parcialmente pagadas)?
- Para HQ: ¿la ubicación de la factura está en su filtro de Ubicaciones, y el filtro País coincide con el país de la tienda?
- Si la factura es nueva, nuestros datos de reporte pueden no haberse actualizado aún — revise la marca de tiempo "última actualización" en la parte superior del informe.
P: El total de Mano de Obra en el informe no coincide con lo que veo en la orden hoy. ¿Por qué? R: El informe muestra los números tal como estaban la última vez que se guardó la factura. Si abrió la factura y editó una línea de mano de obra pero no guardó de nuevo, el informe sigue mostrando los valores antiguos. Guarde la factura y el informe se actualizará en la próxima actualización de datos.
P: ¿Por qué mis "Horas de Mano de Obra (Orden)" y "Horas Registradas en la Orden" son diferentes? R: Son medidas diferentes. Horas de Mano de Obra (Orden) son las horas que facturó en servicios autorizados. Horas Registradas en la Orden son las horas que sus técnicos registraron en la orden, incluyendo tiempo en servicios que luego rechazó u ocultó. Un número Registrado mayor usualmente significa que sus técnicos dedicaron tiempo a trabajo que finalmente no se facturó — lo cual puede valer la pena investigar.
Consejos para Sacar el Máximo Provecho de Este Informe
- Configure primero el filtro Fecha de Facturación. Todo lo demás funciona según las filas que devuelve el filtro de fecha. Empezar en otro lugar le dará números confusos.
- Use el filtro Estado de Pago con intención. Déjelo vacío cuando quiera ver todo. Agregue "No Pagado" Y "Parcialmente Pagado" juntos cuando quiera su cuentas por cobrar abiertas. Use "Vencido" solo cuando quiera una lista de cobranza.
- Compare Horas de Mano de Obra (Orden) con Horas Registradas en la Orden en facturas similares. Si Registradas es consistentemente mayor, sus técnicos están dedicando tiempo a trabajo que no llega a la factura — eso es ingreso perdido.
- Exporte a XLS para análisis más grandes. La pantalla muestra una página a la vez; la exportación a XLS puede extraer hasta 100,000 filas para que pueda analizar su año en una hoja de cálculo.
- En HQ, recuerde que no puede mezclar tiendas de EE.UU. y Canadá. Elija el país que corresponda a su consulta, y ejecute una segunda vista para el otro país si necesita ambos.
¿Aún tiene preguntas? No dude en contactarnos a través del icono de chat. ¡Gracias por leer!
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