Votre rapport des factures impayées est une liste continue de chaque facture sur laquelle un solde est encore dû — la vue principale pour les recouvrements, le suivi des soldes en retard et la compréhension de vos comptes clients ouverts. Chaque ligne correspond à une commande, avec des colonnes indiquant qui doit l'argent (Client), quand vous l'avez facturée (Date de facturation), quand le paiement est dû (Date d’échéance du paiement) et combien reste à payer (Solde restant) à côté du total général et de tout paiement déjà effectué. Vous pouvez trier, filtrer par date, client, rédacteur de service, conditions de paiement, statut du flux de travail, et plus encore, et tout exporter vers Excel pour les suivis.
Filtres
| Filtre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| le filtre Pays (QG uniquement) | votre propre pays | Limite les emplacements affichés dans le sélecteur d’emplacements, et change la colonne de taxe entre Taxe US et TPS/TVQ/TPS canadiennes |
| le filtre Emplacements (QG uniquement) | tous les emplacements auxquels vous avez accès | Restreint le rapport à des ateliers spécifiques |
| le filtre Date de facturation | Le mois dernier | Affiche uniquement les factures datées dans la plage que vous choisissez. Par défaut, vous regardez le mois dernier, pas ce mois-ci ni aujourd’hui — élargissez la plage si vous souhaitez voir des factures récentes |
| le filtre Statut archivé | affiche à la fois les archivés et non archivés | Vous permet d’inclure ou d’exclure les commandes archivées. Par défaut, les factures archivées sont incluses |
| le filtre Type de client | affiche à la fois Client et Flotte | Limite aux seuls clients particuliers ou aux comptes flotte |
| le filtre Clients | vide | Restreint à un ou plusieurs clients ou flottes spécifiques |
| le filtre Rédacteurs de service | vide | Restreint aux commandes assignées à des rédacteurs de service spécifiques ; vous pouvez aussi choisir « Non assigné » |
| le filtre Date d’échéance | vide | Restreint par la date d’échéance du travail — quand le travail devait être terminé. Ceci est différent de la Date d’échéance du paiement |
| le filtre Tags de commande | vide | Restreint aux commandes portant un des tags que vous choisissez |
| le filtre Date d’échéance du paiement | vide | Restreint par la date à laquelle le paiement est attendu (généralement la date de facturation plus les jours des conditions de paiement) |
| le filtre Statut payé | affiche Impayé + Partiellement payé | Choisissez n’importe quelle combinaison d’Impayé, Partiellement payé et En retard. Si vous ne sélectionnez que « Impayé », les factures partiellement payées disparaîtront — laissez les trois sélectionnées (ou laissez vide) pour voir tout ce qui vous est dû |
| le filtre Conditions (Atelier uniquement) | vide | Restreint à des conditions de paiement spécifiques comme Net 30, Net 60 |
| le filtre Flux de travail (Atelier uniquement) | vide | Restreint à des statuts spécifiques du flux de travail |
Filtre de date
La Date de facturation est la date à laquelle vous avez marqué la commande comme facturée — pas le jour où le travail a commencé, pas le jour où le travail a été terminé, pas le jour où le paiement est arrivé. Ce rapport n’offre pas de mode date de Paiement intégral ni de mode date de fin de main-d’œuvre ; il se concentre sur la date de facturation car le rapport concerne les comptes clients ouverts. Si vous vérifiez par rapport à un rapport de flux de trésorerie filtrant sur la date de réception du paiement, rappelez-vous qu’une facture créée en mars et payée en mai apparaîtra dans des fenêtres temporelles différentes dans les deux rapports. Aucun mode n’est plus « correct » — ils répondent à des questions différentes.
Comprendre chaque chiffre
| Carte / Colonne | Ce que cela signifie | Ce que cela n’inclut pas | Quand c’est utile | Notes |
|---|---|---|---|---|
| Numéro de commande | le numéro de commande de la facture | — | repérer une facture spécifique en un coup d’œil | cliquez dessus pour ouvrir la commande |
| Client (Prénom / Nom / Société) | à qui la facture est destinée | — | trier, filtrer et grouper par débiteur | si un client a été supprimé, le nom peut être vide |
| Véhicule | Année/Marque/Modèle/Finition du véhicule de la commande | — | savoir sur quel véhicule le travail a été effectué | |
| Conditions | les conditions de paiement appliquées (Net 30, etc.) | — | trier les recouvrements selon la durée des conditions | vide si vous n’avez pas défini de condition |
| Date d’échéance | la date de fin du travail promise au client | dates liées au paiement (c’est la Date d’échéance du paiement) | repérer les travaux dépassant la date promise | |
| Date d’échéance du paiement | quand vous attendez d’être payé | — | extraire votre liste de « paiements en retard » | vide si la commande n’a pas de condition de paiement |
| Date de facturation | quand vous avez marqué la commande comme facturée | — | c’est la date utilisée par le filtre principal | |
| Main-d’œuvre | montant de la main-d’œuvre au détail sur la facture | pièces, pneus, frais, taxe | voir quelle part de la facture est la main-d’œuvre | |
| Heures de main-d’œuvre (Commande) | heures de main-d’œuvre prévues sur les services déclarables de la commande | services cachés, refusés et recommandés ; aussi pas les heures réellement pointées | comparer la main-d’œuvre prévue aux heures réellement pointées | |
| Coût de la main-d’œuvre (Commande) | votre coût pour la main-d’œuvre (salaire du technicien, pas le prix client) | — | analyse de marge par facture | |
| Heures pointées sur la commande | heures pointées sur la commande via les pointages (type Commande, Service ou Main-d’œuvre) | tout ce qui n’est pas dans les entrées de pointage de la commande | comparer le temps réel aux heures de main-d’œuvre prévues | différent des Heures de main-d’œuvre (Commande) |
| Coût de la main-d’œuvre (Temps) | heures sur feuille de temps multipliées par le taux de salaire du technicien | tout ce qui est hors du pointage | coût réel de la main-d’œuvre basé sur ce que vous payez vos techniciens | 0 si aucune heure pointée ou aucun taux défini |
| Pièces / Coût des pièces | revenu des pièces / coût de gros des pièces | main-d’œuvre, pneus, frais | marge sur les pièces | |
| Pneus / Coût des pneus | revenu des pneus / coût de gros des pneus | — | marge sur les pneus | |
| Sous-traitance | revenu de sous-traitance sur la facture | — | voir le travail sous-traité | |
| Taxe ou TPS/TVQ/TPS | la taxe facturée sur la facture | — | conciliation des obligations fiscales | la colonne dépend du pays (US = Tax, Canada = TPS/TVQ/TPS) |
| Frais EPA / Fournitures d’atelier / Frais | frais facturés sur la facture | — | conciliation des frais | |
| Remise | remise totale appliquée sur toute la facture | — | comprendre pourquoi un total de facture est inférieur à ce qui était attendu | |
| Total payé | montant déjà reçu sur cette facture | paiements annulés et remboursés — ceux-ci sont déjà déduits | suivi des recouvrements | |
| Solde restant | ce qui est encore dû | — | le chiffre principal pour les recouvrements | dans de rares cas impliquant des remboursements/crédits, cela peut ne pas correspondre à Total moins Total payé — le solde dû dans le détail de la commande est la source de vérité |
| Bénéfice total | détail moins gros volume sur main-d’œuvre, pièces, pneus, sous-traitance | frais et taxe | marge au niveau de la facture | |
| Total | le total général de la facture | — | le montant total facturé |
Questions courantes
Q : Pourquoi ce rapport ne correspond-il pas à mon rapport des factures payées ? R : Ces deux rapports sont opposés — une facture n’est jamais dans les deux en même temps, selon qu’elle est entièrement payée ou non. Si vous venez de recevoir un paiement sur une facture, elle passe d’Impayée à Payée. Il y a généralement un court délai entre l’enregistrement du paiement et la mise à jour du rapport.
Q : Pourquoi ce rapport ne correspond-il pas à mon rapport Toutes les factures ou Toutes les commandes ? R : Toutes les factures affiche chaque facture, payée ou non — donc il y a plus de lignes que dans Factures impayées. Toutes les commandes en affiche encore plus : il inclut aussi les devis et ordres de réparation non encore facturés. Factures impayées montre strictement les commandes facturées qui vous doivent encore de l’argent.
Q : Pourquoi ce rapport ne correspond-il pas à mon rapport d’ancienneté client ? R : L’ancienneté regroupe par client et classe les factures selon leur retard en jours, en utilisant la date d’échéance du paiement. Il peut afficher des factures plus anciennes hors de la plage de dates de Factures impayées, donc les totaux ne correspondent pas. Utilisez l’ancienneté pour les priorités de recouvrement client par client ; utilisez Factures impayées pour les détails facture par facture sur une période donnée.
Q : Pourquoi une facture partiellement payée est-elle absente ? R : Très probablement vous avez changé le filtre Statut payé pour ne sélectionner que « Impayé ». Ajoutez « Partiellement payé » (ou réinitialisez le filtre par défaut) et elle réapparaîtra.
Q : Pourquoi une facture en retard n’apparaît-elle pas sous « En retard » ? R : « En retard » signifie que la Date d’échéance du paiement est passée. Si la facture n’a pas de condition de paiement, elle n’a pas de Date d’échéance du paiement — elle ne peut donc jamais être marquée En retard, même si elle est très ancienne. Assurez-vous qu’une condition de paiement est assignée si vous voulez que l’ancienneté fonctionne.
Q : Pourquoi une facture d’aujourd’hui est-elle absente ? R : Le filtre Date de facturation par défaut est Le mois dernier. Changez la plage de dates pour inclure aujourd’hui (ou choisissez « Ce mois-ci » / une plage personnalisée) et elle apparaîtra.
Q : Le Solde restant ne correspond pas à Total moins Total payé — est-ce un bug ? R : En général, c’est parce qu’un remboursement ou une note de crédit a été appliqué à la commande. Le solde dû indiqué dans la commande elle-même est la source de vérité — fiez-vous à ce chiffre.
Q : Pourquoi les Heures de main-d’œuvre sont-elles inférieures dans le rapport par rapport à ce que je vois sur la commande ? R : Le rapport ne compte que la main-d’œuvre sur les services déclarables. Les services que vous avez marqués comme cachés, refusés ou recommandés ne sont pas inclus dans les Heures de main-d’œuvre ni le Coût de la main-d’œuvre dans le rapport. Ouvrez la section Services de la commande pour voir quels services sont dans ces états.
Conseils pour tirer le meilleur parti de ce rapport
- Pour une vue complète des recouvrements, ne restreignez pas le Statut payé. Le laisser par défaut (Impayé + Partiellement payé) est presque toujours ce que vous voulez — vous verrez chaque dollar dû. Ne passez à « En retard » que lorsque vous souhaitez spécifiquement les factures échues.
- Exportez vers Excel avant un appel de recouvrement. L’export inclut tout ce qui est affiché à l’écran plus une colonne Coût de sous-traitance, et peut contenir jusqu’à 100 000 lignes — parfait pour trier, filtrer et envoyer à votre comptable.
- Élargissez le filtre Date de facturation pour les comptes clients ouverts depuis le début de l’année. Le « Mois dernier » par défaut est idéal pour la clôture mensuelle, mais pour une vue complète des comptes ouverts, définissez la plage sur « Cette année » ou une plage personnalisée couvrant votre plus ancienne facture impayée.
- Utilisez le filtre Rédacteur de service pour assigner les suivis de recouvrement. Vous pouvez rapidement filtrer les factures ouvertes d’un rédacteur de service et lui remettre cette liste.
- Surveillez l’horodatage de la « dernière mise à jour ». Les paiements très récents peuvent ne pas encore être reflétés ; si une facture s’affiche encore juste après avoir enregistré le paiement, attendez quelques minutes et actualisez.
Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à nous contacter via l’icône de chat. Merci de votre lecture !
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