Le rapport des factures payées est votre liste de chaque facture qui a été entièrement payée — une ligne par facture — afin que vous puissiez rapprocher les encaissements, vérifier ce qui a été clôturé sur une période donnée, et obtenir un historique clair des affaires terminées. Il affiche le client, le véhicule, le conseiller service, les dates clés, ainsi qu’une ventilation complète de la main-d’œuvre, des pièces, des pneus, des taxes, des frais et du total pour chaque facture, avec les totaux des colonnes en bas. Utilisez-le pour répondre à des questions comme « qu’avons-nous terminé et facturé ce mois-ci ? » et pour vérifier par recoupement vos dépôts, vos relevés clients ou les registres de votre comptable.
Si une commande que vous vous attendez à trouver dans ce rapport n’apparaît pas, la première étape de dépannage doit être de vérifier qu’elle est facturée et entièrement payée.
Filtres
| Filtre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Date de facturation | Le mois dernier (le mois calendaire complet précédent) | Sélectionne les factures en fonction de la date à laquelle la commande est devenue une facture. C’est le filtre de date principal — il est toujours actif. Utilisez-le lorsque vous voulez demander « qu’avons-nous terminé et facturé durant cette période ? » |
| Date de paiement intégral | non actif à l’ouverture (la puce indique « Ce mois-ci » mais rien n’est filtré tant que vous n’y cliquez pas) | Sélectionne les factures en fonction de la date à laquelle le paiement final les a rendues payées en totalité. Utilisez-le lorsque vous voulez demander « quels encaissements sont entrés durant cette période, indépendamment de la date de facturation ? » Lorsque les filtres Date de facturation et Date de paiement intégral sont actifs, vous voyez uniquement les factures qui satisfont les deux — facturées dans la plage A ET payées en totalité dans la plage B. C’est une vue étroite de type rapprochement. La plupart des rapports courants utilisent un seul filtre de date ou l’autre, pas les deux. Aucun mode n’est plus « correct » — ils répondent à des questions différentes. |
| Pays (HQ uniquement) | le pays de votre atelier | Détermine quels ateliers vous pouvez sélectionner dans le filtre Lieux et si vos colonnes de taxes s’affichent sous « Tax » (États-Unis) ou GST/PST/HST (Canada). |
| Lieux (HQ uniquement) | tous les ateliers auxquels vous avez accès | Restreint à certains ateliers spécifiques dans votre groupe. |
| Statut archivé | les factures archivées et non archivées sont affichées | Choisissez « Archivé » ou « Non archivé » pour limiter à un groupe. Par défaut, les factures archivées SONT incluses. |
| Type de client | les clients particuliers et flottes sont affichés | Restreint aux clients particuliers (Customer) ou aux comptes commerciaux (Fleet). |
| Clients | aucun | Restreint à un ou plusieurs clients spécifiques. |
| Conseillers service | aucun | Restreint aux factures gérées par des conseillers service spécifiques, y compris « Non attribué ». |
| Étiquettes de commande | aucune | Restreint aux factures portant des étiquettes spécifiques. Une facture correspond si elle possède l’une des étiquettes sélectionnées. |
Deux choses sont toujours vraies dans ce rapport, quel que soit le filtre appliqué : vous ne voyez que les commandes ayant atteint le statut Facturé (les devis et ordres de réparation ne sont pas inclus), et vous ne voyez que les factures entièrement payées — même une facture en retard d’un centime n’apparaîtra pas ici.
Comprendre Chaque Chiffre
| Colonne | Ce que cela signifie | Ce que cela n’inclut pas | Quand c’est utile | Notes |
|---|---|---|---|---|
| Commande # | le numéro de la facture | — | pour faire correspondre une facture dans ce rapport avec celle de votre système | cliquer ouvre la facture ; si QuickBooks est connecté, une petite icône de synchronisation indique si elle a été poussée |
| Client (Prénom/Nom/Société) | pour qui la facture est établie | — | regrouper ou rechercher par client | les clients particuliers ont généralement un prénom/nom sans société ; les flottes ont une société sans prénom/nom |
| Véhicule / VIN / Plaque d’immatriculation / N° d’unité | ce qui a été réparé | — | extraire l’historique de service par véhicule | HIN apparaît uniquement si vous avez le module complémentaire Bateaux marins |
| Conseiller service | qui a pris en charge la facture | — | évaluer la performance d’un conseiller | un nom barré signifie que le conseiller a été désactivé ou supprimé de votre atelier |
| Date de facturation | date à laquelle la commande est devenue une facture | — | c’est le tri par défaut et la date la plus couramment utilisée | — |
| Date de paiement intégral | date à laquelle la facture a été réglée en totalité | — | rapprochement des flux de trésorerie | le moment précis où le solde est devenu nul |
| Dernier paiement enregistré | date du paiement le plus récent sur la facture | — | généralement égale à la Date de paiement intégral | peut être postérieure si vous avez enregistré une correction ou un nouveau paiement ensuite |
| Date d’échéance du paiement | date à laquelle le paiement était dû | — | repérer des conditions de paiement plus longues ou plus courtes que d’habitude | généralement la date de la facture plus les jours de délai de paiement du client ; vide signifie qu’aucun délai n’a été défini |
| Type de paiement | mode de paiement du client | — | compter espèces vs carte vs autres | si plusieurs méthodes ont été utilisées, elles sont listées ensemble |
| Main-d’œuvre | partie main-d’œuvre facturée au client | coût de la main-d’œuvre pour vous (colonne séparée), pièces, pneus, sous-traitance, frais, taxes | comprendre combien de la facture provient du chiffre d’affaires main-d’œuvre | — |
| Heures de main-d’œuvre (commande) | heures de main-d’œuvre prévues selon les lignes de main-d’œuvre de la facture | heures enregistrées sur services cachés, refusés ou recommandés | comparer les heures prévues à celles réellement enregistrées | — |
| Coût main-d’œuvre (commande) | coût de la main-d’œuvre selon le taux défini sur chaque ligne de main-d’œuvre | données de pointage horaire | analyse de marge du point de vue de la facture | — |
| Heures pointées sur la commande | temps réellement enregistré sur la commande | — | comparer temps prévu vs temps réel sur la tâche | peut être supérieur aux Heures de main-d’œuvre (commande) si les techniciens ont pointé du temps sur des services cachés ou non autorisés |
| Coût main-d’œuvre (temps) | coût main-d’œuvre basé sur les données de pointage (heures × taux horaire du technicien) | main-d’œuvre des lignes de facture | vérifier le coût de la paie par rapport aux factures | 0 si vos techniciens sont au forfait (pas de taux horaire défini dans leur profil) ou si aucun temps n’a été pointé |
| Pièces / Coût des pièces | ce que vous avez facturé pour les pièces / ce que les pièces ont coûté à votre atelier | — | marge sur les pièces | — |
| Pneus / Coût des pneus | ce que vous avez facturé pour les pneus / ce que les pneus ont coûté à votre atelier | — | marge sur les pneus | — |
| Sous-traitance | ce que vous avez facturé pour le travail sous-traité | — | suivi des sous-traitances | — |
| Taxe (ou GST / PST / HST) | taxe de vente sur la facture | — | reporting fiscal | les ateliers canadiens voient séparément GST, PST et HST au lieu d’une colonne Taxe unique |
| Frais EPA / Fournitures d’atelier / Frais | frais facturés sur la facture | — | vérifier que les règles de frais ont bien été appliquées | 0 signifie que le frais ne s’appliquait pas ou n’était pas configuré |
| Remise | remise totale sur toutes les lignes | — | suivre le montant des remises sur cette facture | — |
| Bénéfice total | chiffre d’affaires de la facture moins vos coûts (main-d’œuvre, pièces, pneus, sous-traitance) | frais généraux, loyer, services publics, etc. | marge sur la facture | c’est le bénéfice brut sur la facture, pas le bénéfice net de votre entreprise |
| Total | le total général de la facture | — | correspondance avec relevés et dépôts | le chiffre canonique imprimé sur la facture |
Questions Courantes
Q : Une facture que je sais payée n’apparaît pas. Où est-elle ? R : Trois raisons probables. (1) Sa date de facturation est hors du filtre par défaut « Le mois dernier » — modifiez le filtre Date de facturation pour une plage plus large. (2) Vous avez activé le filtre Date de paiement intégral à un moment donné, et maintenant les deux filtres sont actifs simultanément — désactivez le filtre Date de paiement intégral. (3) La facture n’est pas réellement payée en totalité — même un centime manquant la maintient hors de ce rapport. Vérifiez dans votre système que le solde est exactement de 0,00 $.
Q : Pourquoi y a-t-il moins de factures que prévu ? R : La plupart du temps, c’est à cause du filtre Date de paiement intégral. À l’ouverture, il semble réglé sur « Ce mois-ci », mais il ne filtre pas encore. Si vous avez cliqué dedans, il s’est activé — et quand les deux filtres de date sont actifs, vous ne voyez que les factures qui satisfont les deux. Désactivez le filtre Date de paiement intégral pour revenir à la vue Date de facturation seule.
Q : Pourquoi le Total ne correspond-il pas à mon dépôt bancaire ? R : Ce rapport somme les totaux des factures, pas les encaissements. Un total de facture inclut taxes et frais ; votre dépôt n’inclut pas les frais de traitement, peut inclure des paiements sur factures d’autres périodes, et peut exclure les paiements annulés ou remboursés. Pour le rapprochement de trésorerie, utilisez le rapport Fin de journée ou Tous paiements — ceux-ci sont basés sur la date de mouvement d’argent, pas sur la date de facturation.
Q : Pourquoi ce rapport ne correspond-il pas à mon rapport de Synthèse des ventes ? R : Le chiffre « Facturé » dans la Synthèse des ventes compte toutes les factures créées dans la période, qu’elles soient payées ou non. Le rapport Factures payées ne compte que celles entièrement payées. Toute facture impayée ou partiellement payée sera dans la Synthèse des ventes mais pas ici — donc la Synthèse des ventes est toujours égale ou supérieure pour la même période.
Q : Pourquoi mon Coût main-d’œuvre (temps) est-il zéro alors que je sais que les techniciens ont pointé ? R : Le Coût main-d’œuvre (temps) est calculé à partir du taux horaire de chaque technicien dans son profil. Si un technicien est au forfait (pas de taux horaire défini), ses entrées de pointage indiquent des heures mais contribuent à 0 $ au Coût main-d’œuvre (temps). C’est normal — pour une paie au forfait, le Coût main-d’œuvre (commande) est généralement le chiffre à privilégier.
Q : Pourquoi Dernier paiement enregistré est-il différent de Date de paiement intégral ? R : La Date de paiement intégral est le moment précis où le solde est devenu nul. Dernier paiement enregistré est la date du paiement le plus récent sur la facture. Habituellement, c’est le même paiement. Ils diffèrent si vous avez enregistré un paiement ultérieur après que la facture était déjà payée — par exemple, vous avez remboursé un paiement puis encaissé un nouveau, ou vous avez saisi une correction.
Q : Pourquoi les commandes archivées apparaissent-elles dans mon rapport ? R : Par défaut, les factures archivées et non archivées sont incluses. Si vous souhaitez n’en voir qu’un seul type, cliquez sur le filtre Statut archivé et choisissez.
Q : Une facture que j’ai modifiée aujourd’hui affiche encore d’anciens chiffres. Pourquoi ? R : Les rapports proviennent d’un entrepôt de données qui se rafraîchit selon un planning. Vous pouvez voir la dernière heure de rafraîchissement en haut du rapport. Les modifications ou paiements très récents peuvent mettre quelques minutes à apparaître. Notez aussi : la ventilation des lignes (main-d’œuvre, pièces, pneus, remise, bénéfice) est figée au moment de la facturation. Si vous avez modifié des services sur une commande facturée, ces totaux se mettent à jour lorsque les totaux de la commande sont réenregistrés.
Conseils pour Tirer le Meilleur Parti de Ce Rapport
- Utilisez la Date de facturation pour « qu’avons-nous terminé et facturé ? » C’est le paramètre par défaut et répond à la question la plus fréquente : qu’est-ce qui a été clôturé durant cette période.
- Basculez vers la Date de paiement intégral pour rapprocher la trésorerie. Si vous voulez savoir quand l’argent est entré plutôt que quand vous avez facturé, utilisez uniquement la Date de paiement intégral. Pour un rapprochement combinant trésorerie et facturation, utilisez les deux filtres en même temps — c’est la vue d’intersection.
- Exportez en XLS quand vous avez besoin de plus de détails. L’export ajoute les colonnes Date d’échéance, Statut de paiement et Conditions qui ne figurent pas dans le tableau à l’écran, et vous permet d’extraire plus de lignes que le tableau affiché.
- Associez-le au rapport Factures impayées. Exécuter les deux en parallèle sur la même plage de Date de facturation vous donne une image complète de votre activité facturée : ce qui a été encaissé vs ce qui reste à encaisser.
- Recoupez avec le rapport Tous paiements pour les dépôts. Quand un client demande « pourquoi cela ne correspond pas à la banque ? », Tous paiements est l’outil approprié — une ligne par paiement, basée sur la date à laquelle le paiement a été encaissé.
Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à nous contacter via l’icône de chat. Merci de votre lecture !
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