Votre rapport Toutes les factures est une liste complète de chaque facture de votre boutique pour la période et les emplacements que vous choisissez. Vous l’utilisez pour examiner votre travail facturé — en confirmant les totaux, les taxes, les paiements reçus, le solde restant et le bénéfice sur chaque facture — et pour rapprocher votre comptabilité avec ce qui a réellement été facturé. Le tableau vous permet de trier, filtrer et exporter chaque ligne de facture, afin que vous puissiez répondre à des questions comme « combien avons-nous facturé le mois dernier ? », « quelles factures sont encore impayées ? » et « quel est le solde sur la facture de ce client spécifique ? » sans ouvrir chaque facture.
Filtres
| Filtre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Date de facturation | Le mois dernier (le mois calendaire complet précédent, pas le mois en cours) | Affiche uniquement les factures qui ont été facturées dans la plage de dates. C’est le filtre le plus important. Il répond à la question : « qu’avons-nous facturé et facturé pendant cette période ? » Chacun de vos emplacements utilise son propre fuseau horaire local, donc un rapport multi-emplacements respecte la limite de jour de chaque boutique. |
| Date de paiement complet | Désactivé | Réduit la liste aux factures qui ont été entièrement payées dans une seconde plage de dates. Lorsque vous l’activez en même temps que la Date de facturation, une facture doit satisfaire les deux plages — elle doit avoir été facturée pendant la première plage ET entièrement payée pendant la seconde. Cela est utile pour un rapprochement strict mais masque les factures payées en dehors de la seconde plage. |
| Emplacements (HQ uniquement) | Tous vos emplacements dans le pays sélectionné | Limite les boutiques affichées. Le fait de laisser vide envoie toujours tous les emplacements auxquels vous avez accès — cela ne désactive pas le filtre. |
| Pays (HQ uniquement) | Votre pays actuel | Change les colonnes de taxe affichées (Tax pour les États-Unis, GST/PST/HST pour le Canada) et restreint la liste des emplacements. Vous ne pouvez pas voir les boutiques américaines et canadiennes en même temps. |
| Statut archivé | Factures archivées et non archivées affichées | Les factures archivées SONT incluses dans ce rapport par défaut. Si vous voulez les exclure, choisissez explicitement « Non archivé ». |
| Type de client | Clients et Flottes affichés | Séparez vos factures de détail (Client) et commerciales (Flotte) si vous souhaitez n’en voir qu’un seul type. |
| Clients | Désactivé | Restreindre à un ou plusieurs clients spécifiques. |
| Rédacteurs de service | Désactivé | Restreindre aux factures rédigées par un rédacteur de service spécifique. Vous pouvez aussi choisir « Non attribué » pour voir les factures sans rédacteur assigné. |
| Date d’échéance | Désactivé | Date d’échéance du travail, PAS la date d’échéance du paiement. Utilisé quand vous voulez voir les factures pour des travaux qui devaient être terminés pendant une certaine période. |
| Tags de commande | Désactivé | Afficher uniquement les factures qui portent au moins un des tags que vous choisissez. |
| Statut de paiement | Tous les statuts affichés | Choisissez Payé, Impayé, Partiellement payé et/ou En retard. Important : sélectionner uniquement « Impayé » n’inclut PAS les factures partiellement payées — vous devez aussi ajouter « Partiellement payé ». « En retard » signifie Impayé ET passé la date d’échéance du paiement. |
| Conditions (Boutique uniquement) | Désactivé | Restreindre aux factures utilisant une condition de paiement spécifique. |
| Workflow (Boutique uniquement) | Désactivé | Restreindre aux factures dans un statut spécifique du workflow. |
Filtres de date
Les deux filtres de date répondent à des questions différentes, et vous utiliserez différents filtres selon vos besoins :
- Date de facturation — « Je veux des données sur les travaux que j’ai facturés pendant cette période. » C’est votre filtre par défaut et il couvre la plupart des rapports (revue mensuelle des ventes, déclaration fiscale pour la période facturée).
- Date de paiement complet — « Je veux des données sur les factures qui ont été entièrement réglées pendant cette période. » Utilisez-le pour le rapprochement de la collecte de fonds, lorsque vous vous souciez du moment où l’argent est effectivement entré, pas du moment où le travail a été facturé.
- Les deux ensemble — cela vous donne uniquement les factures qui ont été facturées dans une plage ET entièrement payées dans une autre. C’est une vue stricte et étroite utilisée pour un rapprochement précis, et elle masque les factures qui ne remplissent pas les deux conditions.
Aucun mode n’est plus « correct » — ils répondent à des questions différentes.
Comprendre chaque chiffre
| Carte | Ce que cela signifie | Ce que cela n’inclut pas | Quand c’est utile | Notes |
|---|---|---|---|---|
| Total (en bas) | La somme de tous les totaux de factures pour les lignes actuellement affichées | Les factures hors de vos filtres — changez les filtres, ce chiffre change | Réponse rapide à « combien avons-nous facturé pendant cette période ? » | C’est la somme de ce qui est affiché à l’écran ; si les totaux semblent incorrects, vérifiez d’abord vos filtres |
| Total payé (colonne et pied de page) | Le montant payé pour chaque facture, et le total de toutes les factures affichées | Les paiements annulés ou remboursés (ces montants sont déduits) | Confirmer combien d’argent liquide vous avez collecté pour les factures affichées | Utilisez ceci avec le solde restant pour voir ce qui est encore dû |
| Solde restant (colonne et pied de page) | Ce que les clients doivent encore sur chaque facture, et la somme pour toutes les factures affichées | Les crédits clients ou ajustements de remboursement inhabituels sont déjà pris en compte | Votre compte client en souffrance pour la liste filtrée | C’est le chiffre officiel « ce qu’ils doivent » — faites-lui confiance plutôt que de faire Total moins Total payé vous-même, à cause de cas rares de remboursement/crédit |
| Main-d’œuvre, pièces, pneus, sous-traitance | Les sous-totaux de détail visibles par le client sur chaque facture | Le coût de gros de la boutique (ce sont les colonnes Coût) | Décomposer ce que vos clients ont été facturés | Ces chiffres reflètent la facture telle qu’elle a été enregistrée la dernière fois ; si vous modifiez une facture sans enregistrer, le rapport continue d’afficher les valeurs précédentes |
| Coût main-d’œuvre, coût pièces, coût pneus | Ce que ces éléments vous ont coûté, à vous la boutique | La majoration de détail | Analyse de profit — la marge entre Main-d’œuvre et Coût main-d’œuvre est votre bénéfice sur la main-d’œuvre | — |
| Heures main-d’œuvre (commande) | Le total des heures de main-d’œuvre facturées sur la facture | Les heures sur services refusés ou cachés | Comparer les heures facturées avec le temps suivi | Si vous avez refusé certains services recommandés, ces heures ne sont pas incluses ici |
| Heures de commande suivies | Le temps total que vos techniciens ont enregistré sur la commande | — | Comparer le temps enregistré au temps facturé pour détecter la main-d’œuvre non facturée ou les dépassements | Inclut le temps sur tous les services — même ceux qui ont été refusés ou cachés — donc c’est souvent plus élevé que Heures main-d’œuvre (commande) |
| Coût main-d’œuvre (temps) | Le coût du temps suivi au taux horaire de chaque technicien au moment où il a pointé | — | Comprendre ce que votre main-d’œuvre a réellement coûté, basé sur le temps travaillé plutôt que sur la main-d’œuvre facturée | Utilise le taux enregistré sur chaque entrée de temps — si vous modifiez le taux d’un technicien plus tard, les anciennes entrées gardent leur ancien taux |
| Taxe (US) ou TPS / TVP / TVH (Canada) | La partie taxe de chaque facture et le total des taxes collectées | — | Rapport de taxe de vente | Sur HQ, les colonnes de taxe changent selon que vous regardez des boutiques américaines ou canadiennes — vous ne pouvez pas voir les deux en même temps |
| EPA, fournitures de boutique, frais | Vos frais additionnels sur chaque facture | — | Confirmer que les frais ont été appliqués | — |
| Remise | Toutes les remises appliquées sur chaque facture | — | Voir combien vous avez accordé en remises | Couvre les remises sur la main-d’œuvre, les pièces, les pneus et la remise au niveau de la facture |
| Bénéfice total | Détail moins coût, pour la main-d’œuvre, les pièces, les pneus et la sous-traitance, sur chaque facture | La taxe, les frais, EPA et fournitures de boutique ne font pas partie de ce bénéfice | Un contrôle rapide de la santé de chaque facture | Calculé lors de la dernière sauvegarde de la facture |
| Statut de paiement | Un badge rapide Payé ou Impayé | Les factures partiellement payées apparaissent comme Impayées dans cette colonne — vérifiez Total payé et Solde restant pour les détails | Vue rapide de la santé des paiements | Utilisez le filtre Statut de paiement (pas cette colonne) pour distinguer les factures totalement impayées des partiellement payées |
| Date de paiement complet | Quand le paiement final a été appliqué à la facture | — | Confirmer quand l’argent est effectivement entré sur une facture | Vide pour toute facture qui n’est pas encore entièrement payée |
| Dernier paiement enregistré | Quand le paiement le plus récent a été enregistré sur la facture | — | Voir à quel point une facture a eu une activité récente | Cela utilise la date à laquelle vous avez saisi le paiement, pas la date effective du paiement — un paiement rétrodaté affiche la date de saisie, pas la date rétrodatée |
Questions fréquentes
Q : Le rapport indique que j’ai facturé zéro dollar la semaine dernière, mais je sais que ce n’est pas le cas. Quel est le problème ? R : Presque toujours, c’est le filtre Date de facturation. Par défaut, c’est Le mois dernier — le mois calendaire complet précédent — pas le mois ou la semaine en cours. Changez le filtre en Ce mois-ci, Aujourd’hui ou une plage personnalisée qui couvre la période que vous cherchez.
Q : Pourquoi ma facture partiellement payée n’apparaît-elle pas quand je filtre par « Impayé » ? R : Sur ce rapport, « Impayé » signifie strictement aucun paiement appliqué du tout. Pour voir aussi les factures partiellement payées, sélectionnez à la fois « Impayé » et « Partiellement payé » dans le filtre Statut de paiement (ou laissez le filtre vide, ce qui affiche tous les statuts).
Q : Pourquoi le Total sur Toutes les factures ne correspond-il pas au Total sur mon rapport Tous les paiements ? R : Ils mesurent des choses différentes sur des dates différentes. Toutes les factures regroupent selon la date à laquelle la facture a été émise (Date de facturation). Tous les paiements regroupent selon la date à laquelle le paiement a été reçu. Une facture facturée en mars et payée en avril apparaît en mars dans Toutes les factures et en avril dans Tous les paiements. C’est le fonctionnement prévu — les deux totaux sont corrects pour leur propre question.
Q : Pourquoi le Total sur Toutes les factures ne correspond-il pas au Total sur Tous les bons de commande ? R : Tous les bons de commande incluent aussi les devis et bons de réparation, et filtrent selon la date de création de la commande (pas la date de facturation). Toutes les factures montrent uniquement les commandes qui ont atteint le statut Facturé. Sur la même période, Tous les bons de commande sera presque toujours un chiffre plus élevé car il inclut les travaux non encore facturés.
Q : Ma facture manque dans le rapport — pourquoi ? R : Passez en revue la liste :
- La commande est-elle réellement facturée ? Les devis et bons de réparation n’apparaissent jamais ici.
- La Date de facturation est-elle dans votre filtre de date ?
- Si vous avez activé la Date de paiement complet, la facture est-elle aussi entièrement payée dans cette plage ?
- Votre filtre Statut de paiement l’exclut-il (par exemple, sélectionner uniquement « Impayé » masque les factures payées et partiellement payées) ?
- Pour HQ : l’emplacement de la facture est-il dans votre filtre Emplacements, et le filtre Pays correspond-il au pays de la boutique ?
- Si la facture est toute récente, nos données de rapport peuvent ne pas être à jour — vérifiez l’horodatage « dernière actualisation » en haut du rapport.
Q : Le total de la main-d’œuvre sur le rapport ne correspond pas à ce que je vois sur la commande aujourd’hui. Pourquoi ? R : Le rapport affiche les chiffres tels qu’ils étaient lors de la dernière sauvegarde de la facture. Si vous avez ouvert la facture et modifié une ligne de main-d’œuvre sans enregistrer à nouveau, le rapport affiche toujours les anciennes valeurs. Enregistrez la facture et le rapport sera à jour lors de la prochaine actualisation des données.
Q : Pourquoi mes « Heures main-d’œuvre (commande) » et « Heures de commande suivies » sont-elles différentes ? R : Ce sont des mesures différentes. Heures main-d’œuvre (commande) correspond aux heures que vous avez facturées sur les services autorisés. Heures de commande suivies correspond aux heures que vos techniciens ont enregistrées sur la commande, y compris le temps sur des services que vous avez ensuite refusés ou cachés. Un nombre d’Heures suivies plus élevé signifie généralement que vos techniciens ont passé du temps sur du travail qui n’a finalement pas été facturé — ce qui mérite d’être examiné.
Conseils pour tirer le meilleur parti de ce rapport
- Définissez d’abord le filtre Date de facturation. Tout le reste fonctionne à partir des lignes retournées par ce filtre. Commencer ailleurs vous donnera des chiffres confus.
- Utilisez le filtre Statut de paiement intentionnellement. Laissez-le vide quand vous voulez tout voir. Ajoutez « Impayé » ET « Partiellement payé » ensemble quand vous voulez votre compte client ouvert. Utilisez « En retard » seul quand vous voulez une liste de relance.
- Comparez Heures main-d’œuvre (commande) et Heures de commande suivies sur des factures similaires. Si Heures suivies est systématiquement plus élevée, vos techniciens passent du temps sur du travail qui n’est pas facturé — c’est du chiffre d’affaires en moins.
- Exportez en XLS pour des analyses plus grandes. L’écran affiche une page à la fois ; l’export XLS peut extraire jusqu’à 100 000 lignes pour que vous puissiez analyser votre année dans un tableur.
- Sur HQ, rappelez-vous que vous ne pouvez pas mélanger boutiques américaines et canadiennes. Choisissez le pays correspondant à votre question, et faites une seconde vue pour l’autre pays si vous avez besoin des deux.
Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à nous contacter via l’icône de chat. Merci de votre lecture !
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