Le suivi de caisse vous permet de suivre numériquement les transactions quotidiennes en espèces et par chèque. Gérez les dépôts et les retraits, calculez automatiquement la monnaie et offrez aux administrateurs une visibilité complète sur l'activité de la caisse, les soldes et les écarts, le tout sans intégration matérielle.
Le suivi des caisses est disponible pour les magasins utilisant Shopmonkey Payments.
Activer le suivi des espèces
Pour activer le suivi des espèces, accédez à Paramètres > Paiements > Suivi des espèces > Activer.
Configurez des tiroirs supplémentaires si nécessaire et paramétrez les options, comme l'obligation de prendre des notes lors de l'ouverture/fermeture des tiroirs ou lors des dépôts/retraits.
Un tiroir principal est créé automatiquement. Des tiroirs supplémentaires (par exemple, pour la réception) peuvent être ajoutés au besoin, et le tiroir principal peut être désigné par l'icône en forme d'étoile dans la fenêtre d'édition des tiroirs.
Configurez si des notes sont requises pour l'ouverture/la clôture, les encaissements et les décaissements.
Utiliser le suivi des espèces
Il y aura un nouveau Icône de suivi des espèces dans le coin supérieur droit de l'écran, où vous pouvez consulter et gérer l'état du tiroir-caisse.
Ouvrir un tiroir
Pour ouvrir un tiroir, sélectionnez le Icône de suivi des espèces en haut à droite, sélectionnez le tiroir, comptez les billets et les pièces, saisissez le total initial et ajoutez une note. Sélectionnez Ouvrir.
S'il te plaît Remarque : Les paiements en espèces ne peuvent être acceptés que lorsque le tiroir-caisse est ouvert.
Gérer la caisse
Les transactions en espèces sont traitées comme d'habitude. L'argent reçu et la monnaie rendue seront automatiquement enregistrés dans le tiroir-caisse ouvert.
Vous pouvez choisir de rendre la monnaie ou d'enregistrer un crédit de trop-perçu, selon le cas.
Utilisez la barre supérieure pour consigner les entrées (dépôts) et les sorties (retraits) d'espèces effectuées manuellement au cours de la journée. Ces notes serviront de justificatif de sortie pour chaque transaction.
Fermer un Tiroir
En fin de journée, comptez tous les billets et les pièces pour fermer le tiroir.
Rapport de suivi des espèces
Accédez au rapport de suivi des espèces pour consulter les tiroirs ouverts, les tiroirs fermés équilibrés et les tiroirs fermés déséquilibrés. Explorez les données en détail pour consulter les transactions individuelles, les notes de l'utilisateur et le détail des coupures.
FAQ et dépannage
Quand mon tiroir-caisse sera-t-il livré ?
Il s'agit d'une fonctionnalité exclusivement numérique, sans aucun composant matériel.
« Mon conseiller clientèle ne peut pas voir le montant total des espèces attendues lors de la clôture. »
Il s'agit d'un comportement normal et d'une mesure de sécurité intentionnelle. Les rédacteurs de services effectuent un comptage aveugle par conception ; seuls les administrateurs peuvent voir les totaux attendus.
« Le paiement en espèces est grisé / Je ne peux pas accepter de paiement en espèces. »
Il faut d'abord ouvrir le tiroir pour pouvoir y déposer votre paiement en espèces.
«Le tiroir-caisse est vide / il semble manquer de l'argent.»
Cela est probablement dû à un versement ou à un retrait qui n'a pas été enregistré avec une note.
« Le montant en espèces de cette transaction est incorrect. »
Seuls les administrateurs peuvent modifier les montants des transactions en espèces. Les rédacteurs de services devront faire corriger leur saisie par un administrateur.
Est-ce que cela se synchronise avec QuickBooks ?
Les transactions en espèces doivent toujours être rapprochées manuellement dans QuickBooks Online.
« Nous avons reçu une notification indiquant que le tiroir est déséquilibré — que devons-nous faire ? »
Consultez le rapport de suivi des espèces pour examiner le nombre de billets, l'historique des transactions et tous les encaissements/décaissements du quart de travail afin d'identifier l'écart.
Y a-t-il une notification si l'on oublie de fermer le tiroir ?
Il n'y a pas de notification push, mais les tiroirs ouverts sont visibles dans le rapport, ainsi que les personnes qui les ont ouverts.
Vous avez encore des questions ? N'hésitez pas à nous contacter via l'icône de chat. Merci de votre lecture !
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