Su informe de Número de Identificación del Neumático es su herramienta de cumplimiento para retiros de neumáticos. Enumera cada Número de Identificación del Neumático (el código DOT moldeado en el costado del neumático) que su taller vendió en una factura, junto con el nombre y la dirección postal del cliente y la factura de la cual proviene cada neumático. Cuando un fabricante de neumáticos le envía un aviso de retiro — la ley federal (49 CFR § 579) le exige notificar a cada cliente al que vendió el neumático retirado — usted genera este informe, filtra por las fechas retiradas, exporta a Excel, compara los NIN retirados contra su lista y usa las filas de los clientes como fuente para la combinación de correspondencia de las cartas de notificación. El informe es una lista única que se puede filtrar y ordenar, con exportación a Excel — no hay totales monetarios, gráficos ni resúmenes financieros, porque esta es una herramienta de cumplimiento, no un informe de ventas.

Filtros

Algunas cosas que no son filtros en este informe, pero que afectan lo que aparece:

• El informe solo muestra neumáticos en órdenes facturadas. Los neumáticos en un presupuesto o una orden de reparación no aparecerán hasta que la orden sea facturada.
• El informe solo muestra neumáticos donde el técnico escribió el NIN / código DOT en la línea del neumático en la orden. Un neumático con el campo NIN vacío no aparece en este informe — aunque el neumático haya sido vendido y facturado.
• La dirección postal del cliente se extrae de su registro actual como cliente. Si un cliente se mudó después de comprar los neumáticos, el informe muestra su dirección actual, no la que tenía en el momento de la venta.

Entendiendo Cada Número

Preguntas Comunes

P: Acabo de recibir un aviso de retiro de un fabricante. ¿Cuál es el flujo de trabajo? R: Configure el filtro de Fecha de Facturación para cubrir el período que especifica el fabricante (a menudo un rango de varios años para las fechas de producción de los neumáticos retirados). Haga clic en Exportar XLS. Abra el archivo exportado en Excel. Use la columna NIN para comparar con la lista de NIN retirados del fabricante — la forma más rápida es un BUSCARV o un filtro que contenga los NIN retirados. Las filas coincidentes le dan los nombres, direcciones y facturas de los clientes que necesita para las cartas de notificación. Guarde el archivo exportado como su registro de cumplimiento — las reglas federales de mantenimiento de registros requieren que pueda producir este tipo de historial de notificaciones a clientes bajo pedido.

P: Un neumático que sé que vendí no aparece. ¿Por qué? R: Las razones más comunes, en orden:

1. Su filtro de Fecha de Facturación no cubre cuándo se vendió el neumático. El informe por defecto es el mes pasado — cambie el filtro al rango de fechas correcto.
2. La orden aún no está facturada. Los neumáticos en un presupuesto o una orden de reparación no aparecen hasta que la orden sea facturada.
3. El técnico no escribió el NIN en la línea del neumático en la orden. Si el campo NIN está vacío, el neumático no aparece en este informe. (Esta es la principal brecha de entrada de datos en los informes de NIN — vale la pena recordarlo al equipo si sucede mucho.)
4. La orden se vendió hace pocos minutos y los datos del informe aún no se han actualizado. El banner "Última actualización" en la parte superior del informe le indica cuándo fue la última actualización — si la venta es más reciente, espere unos minutos.

P: El número de apartamento de mi cliente falta en la exportación a Excel. ¿Es un error? R: Es una diferencia conocida entre la vista en pantalla y la exportación. En pantalla, la columna Dirección muestra la línea 1 más la línea 2 (donde suelen estar los números de apartamento / unidad / suite) combinadas. En la exportación a Excel, la columna Dirección contiene solo la línea 1. Si está combinando correspondencia con la exportación para las cartas de retiro, revise los números de apartamento/unidad de los clientes que viven en edificios con varias unidades — puede que necesite consultarlos directamente en el registro del cliente.

P: El mismo cliente y la misma factura aparecen en varias filas. ¿Es un duplicado? R: No — es intencional. Una fila por NIN por orden. Si su cliente compró cuatro neumáticos en una factura y su técnico escribió cuatro NIN diferentes, verá cuatro filas, una por NIN, con el mismo nombre de cliente y número de factura repetidos. Cada NIN es rastreable individualmente para retiros — necesita una fila por NIN para poder comparar cualquiera de ellos con un aviso de retiro.

P: ¿Por qué este informe no muestra valores monetarios (costo, precio, ganancia)? R: Este es un informe de cumplimiento, no un informe de ventas. Existe para responder a la pregunta "¿quién me compró este NIN?" — no "¿cuánto vendí?". Para totales de ventas de neumáticos, use el informe Ventas por Tipo de Línea (con el filtro Tipo configurado en Neumático) o el informe Detalle de Servicios Predefinidos.

P: ¿Por qué la columna Factura ordena de forma tan extraña? R: Al hacer clic en el encabezado de la columna Factura, se ordena por un ID interno de la orden, que no es el mismo que el número de factura que ve. La solución más rápida es ordenar por Fecha de Facturación en su lugar (los neumáticos en la misma factura comparten la fecha de factura, así permanecen agrupados), o exportar a Excel y ordenar la columna Factura allí.

P: ¿Puedo buscar por nombre del cliente o por un NIN específico? R: No directamente en el informe — no hay cuadro de búsqueda por nombre o por NIN. El flujo de trabajo es filtrar por un rango de fechas útil, exportar a Excel y luego usar el filtro o búsqueda de Excel para encontrar un cliente o NIN específico. Para cumplimiento de retiros esto suele estar bien, porque de todas formas está comparando con una lista de NIN proporcionada por el fabricante en bloque.

P: La columna Marca del Neumático está en blanco en algunas filas. ¿Por qué? R: La marca se determina comparando la línea del neumático con las partes e inventario de su taller. Si el neumático se vendió fuera de su inventario habitual (por ejemplo, un cliente trajo su propio neumático para montar), su sistema puede no poder asignarle una marca. El NIN sigue apareciendo — lo que falta es la derivación de la marca, no el neumático en sí.

Consejos para Sacar el Máximo Provecho de Este Informe

• Haga que escribir el NIN en cada línea de neumático sea un proceso estándar en el taller. La mayor brecha en este informe son las líneas de neumáticos donde el campo NIN quedó en blanco. Un neumático sin NIN en su sistema es un neumático que no puede rastrear para retiros — cuando llegue un retiro del fabricante, no podrá contactar a ese cliente. Considere hacer que el campo NIN sea obligatorio para cerrar cualquier ticket de instalación de neumáticos.
• Ejecute el informe en ventanas de fechas amplias para los retiros. Los avisos de retiro de fabricantes suelen cubrir un rango de producción de varios años. Configure la Fecha de Facturación a un rango amplio (o límpielo para todo el tiempo), exporte a Excel y use un BUSCARV o un filtro contra los NIN retirados para encontrar a sus clientes afectados de una vez.
• Guarde sus exportaciones de retiros. Las reglas federales de mantenimiento de registros requieren que pueda mostrar que notificó a los clientes afectados por un retiro. El XLS exportado es su evidencia. Guarde una copia de cada exportación impulsada por un retiro junto con el aviso de retiro del fabricante en sus archivos de cumplimiento.
• Revise el banner "Última actualización" antes de comenzar. Los datos se actualizan periódicamente — si acaba de vender un neumático hace pocos minutos, puede que aún no esté en el informe. Para trabajo de cumplimiento esto rara vez importa (está viendo ventas históricas), pero vale la pena estar al tanto.
• Mantenga actualizadas las direcciones de los clientes. El informe usa la dirección postal actual del cliente en el momento en que ejecuta el informe, no la dirección en el momento de la venta. Mantener actualizado el registro del cliente significa que sus cartas de retiro realmente llegarán al cliente.

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