Le rapport détaillé des articles est le rapport le plus détaillé de la famille des pièces et articles vendus — vous obtenez une ligne pour chaque chose que vous avez vendue. Chaque pièce, chaque ligne de main-d'œuvre, chaque pneu, chaque sous-traitance et chaque frais sur chaque commande apparaît comme une ligne distincte, avec le numéro de commande, le client, le véhicule, la catégorie, le technicien et le fournisseur indiqués. Utilisez-le lorsque vous avez besoin d’examiner des ventes spécifiques — « quelles pièces avons-nous vendues le mois dernier, à quels clients, par quel technicien, à quels prix ». Le rapport est un tableau filtrable et triable avec des totaux de colonnes en dessous, et vous pouvez tout exporter vers Excel.
Deux points à savoir dès le départ :
- Les totaux de ce rapport ne correspondront pas à ce que vous voyez dans les rapports au niveau des commandes comme Résumé des ventes ou Toutes les factures — ce rapport est plus détaillé (une ligne par article), donc le calcul fonctionne différemment.
- Les colonnes Coût (Commande) et Prix affichent le coût et le prix par unité — ils ne sont pas multipliés par la quantité. Si vous avez vendu 4 pneus à 80 $ chacun, le rapport affiche 80 $ dans Coût (Commande), pas 320 $. La quantité est une colonne à part, et la colonne Sous-total est la seule qui effectue déjà ce calcul pour vous.
Filtres
| Filtre | Par défaut | Ce que ça fait |
|---|---|---|
| Pays | Le pays de votre emplacement | Uniquement pour le siège. Restreint la liste des emplacements que vous pouvez choisir ci-dessous. Caché si vous n’avez qu’un seul pays. |
| Emplacements | Tous vos emplacements | Uniquement pour le siège. Choisissez les emplacements d’atelier à inclure. Si vous laissez vide, tous vos emplacements sont inclus. |
| Statut de la commande | Facture uniquement | Choisissez quels états de commande inclure : Devis, Ordre de réparation, Facturé. Par défaut, seules les commandes facturées sont affichées — activez Devis ou Ordre de réparation pour voir aussi les travaux en attente. |
| Date de facturation | Pas de filtre de date | Limite le rapport aux commandes facturées dans la plage de dates choisie. Vous devez cliquer sur une période (comme « Ce mois-ci ») pour l’activer — les dates affichées dans le sélecteur ne filtrent rien tant qu’une période n’est pas sélectionnée. |
| Date de paiement complet | Pas de filtre de date | Limite le rapport aux commandes entièrement payées dans la plage de dates choisie. Même règle d’activation que pour la Date de facturation. Si vous utilisez les deux filtres de date en même temps, seules les commandes qui remplissent les deux conditions apparaissent — une vue restreinte, utile pour la réconciliation. |
| Statut de paiement | Tous les statuts | Payé, Impayé, Partiellement payé, En retard. Laisser les quatre sélectionnés (ou aucun) signifie pas de filtre. En retard vérifie la date d’échéance de la commande par rapport à la date d’aujourd’hui — vers minuit, cela peut changer selon l’heure UTC, ce qui peut sembler décalé d’un jour dans les fuseaux horaires éloignés de l’UTC. |
| Type | Tous les types | Pièce, Main-d'œuvre, Pneu, Sous-traitance, Frais. Décochez ceux que vous ne voulez pas voir. |
| Statut archivé | Pas de filtre | Commandes archivées ou non archivées. Vous devez cocher exactement une case pour que cela s’applique — cocher les deux revient à ne pas filtrer. |
| Catégories (Article) | Pas de filtre | Filtrer par catégorie d’inventaire sur chaque article. « Non catégorisé » correspond aux lignes sans catégorie. Choisir une catégorie parente sélectionne la catégorie parente et ses sous-catégories. |
| Catégories (Service) | Pas de filtre | Filtrer par la catégorie du service (pas celle de la ligne). Chaque ligne sous le même service partage la même catégorie de service. |
| Conseillers service | Pas de filtre | Filtrer par le conseiller service sur la commande. |
| Techniciens | Pas de filtre | Filtrer par les techniciens assignés à chaque article. Pour les Pièces, Pneus, Sous-traitances et Frais — seuls les techniciens assignés directement à la ligne comptent ; le technicien du service ne compte pas. |
| Type de client | Pas de filtre | Client ou Flotte. |
| Clients | Pas de filtre | Choisissez des clients ou des flottes spécifiques. |
| Pièce / Pneu / Main-d'œuvre / Frais d'inventaire | Pas de filtre | Choisissez des enregistrements d’inventaire spécifiques. Mettre un filtre Pièce ne masque pas les lignes Main-d'œuvre/Pneu/Sous-traitance/Frais — chaque filtre restreint uniquement son propre type. |
| Source d’inventaire | Pas de filtre | « Depuis l’inventaire » vs « Pas depuis l’inventaire ». |
| Étiquettes | Pas de filtre | Étiquettes des articles. |
| Fournisseurs | Pas de filtre | Filtrer par le fournisseur de la ligne. Attention : les lignes Main-d'œuvre et Frais n’ont jamais de fournisseur, donc utiliser ce filtre les masquera toutes. |
| Flux de travail | Pas de filtre | Le statut du flux de travail de la commande. |
Filtres de date
Ces deux filtres répondent à des questions différentes :
- Date de facturation = « Je veux des données sur les travaux terminés/clos » — utilisez-le lorsque la question est « qu’avons-nous terminé et facturé cette période ? »
- Date de paiement complet = « Je veux des données sur l’argent reçu, indépendamment des travaux auxquels il se rapporte » — utilisez-le lorsque la question est « quel argent avons-nous encaissé cette période ? »
- Les deux filtres de date en même temps = seules les commandes qui remplissent les deux conditions. C’est une vue étroite et restrictive que vous utiliseriez pour la réconciliation — la plupart des rapports courants utilisent un seul mode de date.
Aucun des deux modes n’est plus « correct » — ils répondent à des questions différentes.
Comprendre chaque chiffre
| Carte | Ce que ça signifie | Ce que ça n’inclut pas | Quand c’est utile | Notes |
|---|---|---|---|---|
| Nombre de lignes (pied de page « Total : N ») | Le nombre d’articles dans votre filtre. | Pas le nombre de commandes — une commande peut apparaître sur plusieurs lignes. | Contrôle rapide de la quantité de données dans la vue. | Dédupliquez par numéro de commande si vous voulez compter les commandes uniques. |
| Colonne Coût (Commande) | Ce que vous avez payé pour l’article ou le coût de main-d’œuvre estimé. | Toute majoration, prix payé par le client ou taxe. | Vérification du coût de base par ligne. | Par unité pour les pièces et pneus — vendu 4 pneus à 80 $ chacun, cela affiche 80 $, pas 320 $. La main-d’œuvre affiche le coût total estimé. La sous-traitance affiche le coût de sous-traitance. Les frais sont vides. Le total en pied de colonne est une somme simple — il ne multiplie pas non plus par la quantité. |
| Colonne Coût (Temps) | Ce que le temps enregistré par le technicien vous a réellement coûté sur cette ligne de main-d’œuvre (durée × taux pour toutes les entrées de feuille de temps liées à la ligne). | Rien provenant des lignes non-main-d’œuvre — cette colonne ne s’applique qu’à la main-d’œuvre. | Comparer le temps réel du technicien au coût estimé de la main-d’œuvre. | Si Coût (Temps) est bien plus élevé que Coût (Commande), le technicien a passé plus de temps que prévu. Si plus bas, il est en dessous du devis. Attention : si vous exportez vers Excel, cette colonne apparaît comme un nombre simple (par ex. 2500.00 signifie 25,00 $) — divisez par 100 pour obtenir des dollars. |
| Colonnes Marge / Majorations | Marge = (Prix de détail − Prix de gros) / Prix de détail. Majoration = (Prix de détail − Prix de gros) / Prix de gros. | Lignes Main-d'œuvre, Pneu, Sous-traitance, Frais (vides pour celles-ci — seules les lignes Pièce sont remplies). | Vue rapide de la rentabilité des pièces. | — |
| Colonne Prix | Le prix de détail facturé au client par unité (ou par heure pour la main-d’œuvre). | Pas multiplié par la quantité. Pas multiplié par les heures. Les frais sont vides. | Comparer les prix de détail entre les articles. | Même comportement « par unité » que Coût (Commande). Pour la main-d’œuvre, c’est le taux horaire, pas le total facturé. |
| Colonne Quantité | Combien d’unités ont été vendues pour les pièces et pneus. | Vide pour la main-d’œuvre, sous-traitance, frais (la quantité ne s’applique pas à ceux-ci). | Multiplication avec Prix ou Coût (Commande) pour obtenir les totaux par ligne. | — |
| Colonne Remise | La remise entrée sur la ligne — soit un pourcentage, soit un montant en dollars. | Elle affiche ce que vous avez entré — elle ne convertit pas un pourcentage en montant en dollars pour vous. | Contrôle ponctuel des remises appliquées. | Pour voir l’effet réel en dollars d’une remise de 10 %, calculez-le à partir du Sous-total (qui est déjà après remise). Lors de l’export vers Excel, cela se divise en deux colonnes : Pourcentage de remise et Montant de la remise. |
| Colonne Sous-total | Le total de la ligne après remise, avant taxe. | Remises au niveau de la commande. Frais au niveau de la commande. Taxe. | C’est généralement la colonne que vous voulez pour comparer les revenus. Elle multiplie déjà Prix × Quantité (ou taux × heures facturées pour la main-d’œuvre) et soustrait la remise de la ligne. | Pour les frais, le Sous-total correspond au montant du frais. La somme des Sous-totaux sur toutes les lignes vous donne le revenu avant taxes pour les articles que vous regardez. |
| Colonne Heures | Heures facturées sur une ligne de main-d’œuvre (heures saisies × tout multiplicateur comme temps et demi). | Pas le temps enregistré sur la feuille de temps. | Revoir combien de temps vous avez facturé pour chaque ligne de main-d’œuvre. | Le temps enregistré est reflété dans la colonne Coût (Temps) (heures × taux), ou vous pouvez utiliser le rapport Journal de temps. Les lignes non-main-d’œuvre affichent 0 (pas vide). |
| Colonne Taux | Le taux horaire sur une ligne de main-d’œuvre (ce qui a été facturé au moment de la facturation). | Pas le taux horaire actuel du technicien. | Contrôle ponctuel des taux de main-d’œuvre. | Vide pour les lignes non-main-d’œuvre. Modifier le taux horaire d’un technicien plus tard ne changera pas cela — il est figé au moment de la facturation. |
Questions fréquentes
Q : Pourquoi le Coût (Commande) affiche 80 $ alors que j’ai vendu 4 articles à 80 $ chacun ? R : La colonne affiche le coût par unité, pas par ligne. Multipliez par la colonne Quantité pour obtenir le total de la ligne. Même chose pour la colonne Prix. La colonne Sous-total fait déjà ce calcul pour vous — utilisez Sous-total quand vous voulez un montant par ligne.
Q : Pourquoi mes totaux dans ce rapport ne correspondent-ils pas au Résumé des ventes ou Toutes les factures ? R : Ceux-ci sont des rapports au niveau des commandes — une ligne par commande. Celui-ci est au niveau des articles — une ligne par pièce/main-d’œuvre/pneu/sous-traitance/frais. Le calcul fonctionne différemment par conception. Résumé des ventes et Toutes les factures incluent aussi des éléments que ce rapport n’additionne pas directement (comme la taxe et les remises au niveau de la commande). Pour obtenir un chiffre de revenu avant taxes par article à partir de ce rapport, faites la somme de la colonne Sous-total.
Q : Pourquoi la colonne Heures est-elle différente du temps que mon technicien a enregistré dans la feuille de temps ? R : Les heures sur ce rapport sont les heures facturées — ce que vous facturez au client (heures saisies multipliées par tout multiplicateur, comme temps et demi). Les heures de la feuille de temps sont les heures enregistrées — le temps réel au travail. Elles ne correspondent pas toujours, ce qui est normal. La colonne Coût (Temps) montre ce que ce temps enregistré vous a réellement coûté (heures enregistrées × taux), et vous pouvez voir le détail complet dans le rapport Journal de temps.
Q : Pourquoi le Coût (Commande) est-il différent du Coût (Temps) sur la même ligne de main-d’œuvre ? R : Coût (Commande) est le coût de main-d’œuvre que vous avez indiqué sur la facture. Coût (Temps) est calculé à partir des entrées réelles du technicien dans la feuille de temps. Quand le technicien a passé plus de temps que prévu, Coût (Temps) est plus élevé ; quand il est en dessous, il est plus bas. Cette différence est utile pour voir quelles lignes de main-d’œuvre sont rentables et lesquelles ne le sont pas.
Q : Pourquoi la colonne Remise affiche-t-elle « 10 % » au lieu d’un montant en dollars ? R : La colonne affiche ce que vous avez entré — si vous avez entré un pourcentage, elle affiche un pourcentage. Pour voir l’effet en dollars, regardez le Sous-total (qui a déjà la remise appliquée). Lors de l’export vers Excel, la remise se divise en deux colonnes : Pourcentage de remise et Montant de la remise.
Q : Pourquoi une commande que je m’attends à voir n’apparaît-elle pas ? R : Plusieurs possibilités :
- Le statut de commande par défaut est Facture uniquement — activez Devis ou Ordre de réparation si la commande n’est pas encore facturée.
- Si la commande est en lecture seule (par ex. données historiques importées), elle est cachée dans ce rapport. Elle peut encore apparaître dans Résumé des ventes ou Toutes les factures.
- Si le service sur la commande est marqué Non autorisé, toutes ses lignes sont cachées ici.
- Les filtres de date sont désactivés par défaut — si vous en avez activé un, la date de facturation (ou date de paiement complet) de la commande doit être dans la plage.
- Des filtres comme Catégories, Techniciens, Fournisseurs ou Clients peuvent silencieusement exclure des lignes.
Q : Pourquoi une commande apparaît-elle sur autant de lignes ? R : Parce qu’une commande contient généralement plusieurs articles — chaque Pièce, Main-d’œuvre, Pneu, Sous-traitance et Frais est une ligne distincte. Le total en pied de page (« Total : N ») est le nombre d’articles, pas de commandes.
Q : Pourquoi le nom du client d’une ancienne facture a-t-il changé ? R : Les informations client et véhicule sont récupérées en direct — si vous modifiez le nom, le téléphone ou l’adresse d’un client, ce rapport reflète les nouvelles valeurs sur les anciennes lignes. Si vous avez besoin du nom tel qu’il était au moment de la facturation, consultez la commande elle-même plutôt que ce rapport.
Conseils pour tirer le meilleur parti de ce rapport
- Quand vous voulez des chiffres de revenus, utilisez Sous-total. C’est la seule colonne déjà multipliée par la quantité (et avec la remise de ligne appliquée). Faire la somme est la manière la plus propre d’obtenir le revenu avant taxes pour votre filtre.
- Quand vous voulez analyser le coût de la main-d’œuvre, comparez Coût (Commande) et Coût (Temps). La différence montre où vous faites une marge supplémentaire (le technicien a fait moins que prévu) ou où vous la perdez (le technicien a dépassé le devis). Filtrez sur Main-d’œuvre uniquement, triez ou faites la somme par conseiller service ou technicien, et cherchez des tendances.
- Exportez vers Excel pour une analyse approfondie. L’export couvre jusqu’à 100 000 lignes et inclut des colonnes que vous pouvez croiser dans Excel (Catégorie, Sous-catégorie, Conseiller service, Techniciens, Fournisseur, etc.). Rappelez-vous : la colonne Coût (Temps) s’exporte comme un nombre simple — divisez par 100 pour obtenir des dollars.
- Explorez ici à partir des rapports Ventes par type d’article ou Ventes par catégorie d’article. Cliquer sur une ligne dans ces rapports vous mène dans le rapport détaillé des articles avec les mêmes filtres appliqués, pour voir les lignes sous-jacentes qui composent le chiffre agrégé.
- Considérez ceci comme votre piste d’audit. Quand un client conteste quelque chose sur une facture, ou que vous essayez de reconstituer ce qui a été facturé sur un gros travail, c’est le rapport qui montre chaque ligne avec tout le contexte.
Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à nous contacter via l’icône de chat. Merci de votre lecture !
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