Votre rapport sur le Numéro d’Identification du Pneumatique est votre outil de conformité aux rappels de pneus. Il liste chaque Numéro d’Identification du Pneumatique (le code DOT moulé sur le flanc du pneu) que votre atelier a vendu sur une facture, avec le nom et l’adresse postale du client ainsi que la facture d’origine de chaque pneu. Lorsqu’un fabricant de pneus vous envoie un avis de rappel — la loi fédérale (49 CFR § 579) vous oblige à notifier chaque client à qui vous avez vendu le pneu rappelé — vous générez ce rapport, filtrez par les dates rappelées, exportez vers Excel, faites correspondre les NIP rappelés avec votre liste, et utilisez les lignes clients comme source pour le publipostage des lettres de notification. Le rapport est une liste unique filtrable et triable avec export Excel — il n’y a pas de totaux en dollars, pas de graphiques, ni de synthèses financières, car c’est un outil de conformité, pas un rapport de ventes.

Filtres

Quelques éléments qui ne sont pas des filtres sur ce rapport, mais qui influencent ce qui apparaît :

• Le rapport ne montre que les pneus sur des commandes facturées. Les pneus sur un devis ou un bon de réparation n’apparaîtront pas tant que la commande n’est pas facturée.
• Le rapport ne montre que les pneus pour lesquels le technicien a saisi le NIP / code DOT dans la ligne pneu de la commande. Un pneu dont le champ NIP est vide n’apparaît pas dans ce rapport — même si le pneu a été vendu et facturé.
• L’adresse postale du client est extraite de son dossier client actuel. Si un client a déménagé après avoir acheté les pneus, le rapport affiche son adresse actuelle, pas celle qu’il avait au moment de la vente.

Comprendre Chaque Numéro

Questions Fréquentes

Q : Je viens de recevoir un avis de rappel d’un fabricant. Quelle est la procédure ? R : Réglez le filtre Date de Facturation pour couvrir la période spécifiée par le fabricant (souvent une plage pluriannuelle pour les dates de production des pneus rappelés). Cliquez sur Exporter XLS. Ouvrez le fichier exporté dans Excel. Utilisez la colonne NIP pour faire correspondre avec la liste des NIP rappelés fournie par le fabricant — la méthode la plus rapide est un RECHERCHEV ou un filtre contenant la liste des NIP rappelés. Les lignes correspondantes vous donnent les noms, adresses et factures des clients nécessaires pour les lettres de notification. Conservez le fichier exporté comme preuve de conformité — les règles fédérales de tenue de dossiers exigent que vous puissiez fournir ce type d’historique de notification client sur demande.

Q : Un pneu que je sais avoir vendu n’apparaît pas. Pourquoi ? R : Les raisons les plus courantes, dans l’ordre :

1. Votre filtre Date de Facturation ne couvre pas la période de la vente du pneu. Le rapport affiche par défaut le mois dernier — ajustez le filtre à la plage de dates appropriée.
2. La commande n’est pas encore facturée. Les pneus sur un devis ou un bon de réparation n’apparaissent pas tant que la commande n’est pas facturée.
3. Le technicien n’a pas saisi le NIP dans la ligne pneu de la commande. Si le champ NIP est vide, le pneu n’apparaît pas dans ce rapport. (C’est la principale lacune de saisie dans les rapports NIP — cela mérite un rappel à l’équipe si cela se produit fréquemment.)
4. La commande a été vendue il y a quelques minutes et les données du rapport ne sont pas encore mises à jour. La bannière « Dernière mise à jour » en haut du rapport indique la dernière actualisation — si la vente est plus récente, patientez quelques minutes.

Q : Le numéro d’appartement de mon client manque dans l’export Excel. Est-ce un bug ? R : C’est une différence connue entre l’affichage à l’écran et l’export. À l’écran, la colonne Adresse affiche la ligne 1 plus la ligne 2 (où se trouvent généralement les numéros d’appartement / unité / suite) combinées. Dans l’export Excel, la colonne Adresse contient seulement la ligne 1. Si vous faites un publipostage avec l’export pour les lettres de rappel, vérifiez les numéros d’appartement/unité des clients vivant dans des immeubles à plusieurs unités — vous devrez peut-être les consulter directement dans le dossier client.

Q : Le même client et la même facture apparaissent sur plusieurs lignes. Est-ce un doublon ? R : Non — c’est intentionnel. Une ligne par NIP par commande. Si votre client a acheté quatre pneus sur une facture et que votre technicien a saisi quatre NIP différents, vous verrez quatre lignes, une par NIP, avec le même nom client et le même numéro de facture répétés. Chaque NIP est traçable indépendamment pour le rappel — il faut une ligne par NIP pour pouvoir faire correspondre chacun d’eux avec un avis de rappel.

Q : Pourquoi ce rapport ne montre-t-il pas de valeurs monétaires (coût, prix de vente, profit) ? R : C’est un rapport de conformité, pas un rapport de ventes. Il sert à répondre à la question « qui a acheté ce NIP chez moi ? » — pas « combien ai-je vendu ? ». Pour les totaux de ventes de pneus, utilisez le rapport Ventes par type de ligne (avec le filtre Type réglé sur Pneu) ou le rapport Détail des services préétablis.

Q : Pourquoi le tri de la colonne Facture est-il si étrange ? R : Cliquer sur l’en-tête de colonne Facture trie par un ID interne de commande, qui n’est pas le numéro de facture visible. La solution la plus rapide est de trier par Date de Facturation (les pneus sur la même facture partagent la même date, donc restent groupés), ou d’exporter vers Excel et trier la colonne Facture là-bas.

Q : Puis-je rechercher par nom de client ou par un NIP spécifique ? R : Pas directement dans le rapport — il n’y a pas de champ de recherche par nom ou NIP. La méthode consiste à filtrer par une plage de dates utile, exporter vers Excel, puis utiliser le filtre ou la recherche d’Excel pour trouver un client ou un NIP spécifique. Pour la conformité aux rappels, c’est généralement suffisant, car vous faites correspondre en masse avec une liste de NIP fournie par le fabricant.

Q : La colonne Marque du Pneumatique est vide pour certaines lignes. Pourquoi ? R : La marque est déterminée en faisant correspondre la ligne pneu avec les pièces et le stock de votre atelier. Si le pneu a été vendu hors de votre stock habituel (par exemple, un client a apporté son propre pneu à monter), votre système peut ne pas pouvoir lui associer une marque. Le NIP apparaît toujours — ce qui manque, c’est la déduction de la marque, pas le pneu lui-même.

Conseils pour Tirer le Meilleur Parti de Ce Rapport

• Faites de la saisie du NIP dans chaque ligne pneu une procédure standard en atelier. La plus grande lacune dans ce rapport est les lignes pneu où le champ NIP est resté vide. Un pneu sans NIP dans votre système est un pneu que vous ne pouvez pas tracer pour rappel — lorsqu’un rappel fabricant survient, vous ne pourrez pas contacter ce client. Envisagez de rendre le champ NIP obligatoire pour clôturer tout ticket d’installation de pneu.
• Exécutez le rapport sur de larges plages de dates pour les rappels. Les avis de rappel des fabricants couvrent généralement une période de production pluriannuelle. Réglez la Date de Facturation sur une plage large (ou videz-la pour tout le temps), exportez vers Excel, et utilisez un RECHERCHEV ou un filtre contre les NIP rappelés pour trouver vos clients concernés en une seule passe.
• Conservez vos exports de rappels. Les règles fédérales de tenue de dossiers exigent que vous puissiez prouver que vous avez notifié les clients affectés par un rappel. Le fichier XLS exporté est votre preuve. Gardez une copie de chaque export lié à un rappel avec l’avis de rappel du fabricant dans vos dossiers de conformité.
• Vérifiez la bannière « Dernière mise à jour » avant de commencer. Les données se rafraîchissent périodiquement — si vous venez de vendre un pneu il y a quelques minutes, il se peut qu’il ne soit pas encore dans le rapport. Pour le travail de conformité, cela importe rarement (vous regardez des ventes historiques), mais c’est bon à savoir.
• Maintenez les adresses clients à jour. Le rapport utilise l’adresse postale actuelle du client au moment où vous exécutez le rapport, pas celle au moment de la vente. Garder le dossier client à jour garantit que vos lettres de rappel atteignent bien le client.

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