Le suivi de la caisse vous aide à rapprocher l'argent liquide physique dans vos tiroirs à la fin de chaque service et à repérer les tiroirs qui ne sont pas équilibrés. Chaque ligne correspond à une session de tiroir — depuis le moment où quelqu'un a ouvert le tiroir jusqu'à sa fermeture — avec les montants de départ, de fin, la différence, les entrées/sorties d'argent ainsi qu'un statut Équilibré, Non équilibré ou Ouvert. Utilisez-le pour confirmer, service par service, que l'argent compté correspond à ce que le système attendait, et pour voir d'un coup d'œil quels tiroirs, jours ou employés ont des écarts qui méritent une enquête.
Filtres
| Filtre | Par défaut | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Emplacements (HQ uniquement) | Aucune sélection (affiche tous les emplacements auxquels vous avez accès) | Restreint le rapport aux sessions dans les boutiques que vous cochez. Sur la vue par boutique, ce filtre n'est pas affiché, et le rapport reflète toujours uniquement la boutique à laquelle vous êtes connecté. |
| Date | Toute la période (tout jusqu'à la fin d'aujourd'hui dans le fuseau horaire de votre boutique) | Restreint les lignes par date. Une session est incluse si elle a été ouverte OU fermée dans votre plage sélectionnée — donc une session chevauchant minuit apparaîtra dans les rapports des deux jours. |
| Statut | Aucune sélection (affiche Équilibré, Non équilibré et Ouvert) | Restreint aux états de session que vous cochez. Si vous cochez seulement Non équilibré, les sessions Ouvertes sont exclues car elles n'ont pas encore de montant de fin. |
| Ouvert par | Aucune sélection (tous les utilisateurs) | Restreint aux sessions ouvertes par les utilisateurs que vous cochez. Les utilisateurs désactivés apparaissent toujours dans la liste avec "(supprimé)" à côté de leur nom. |
| Fermé par | Aucune sélection (tous les utilisateurs) | Restreint aux sessions fermées par les utilisateurs que vous cochez. Choisir une valeur ici masque automatiquement les sessions Ouvertes, car elles n'ont pas encore été fermées. |
Comprendre chaque chiffre
| Carte | Ce que cela signifie | Ce que cela n'inclut pas | Quand c'est utile | Remarques |
|---|---|---|---|---|
| Statut | Indique si le tiroir est Ouvert (en cours), Équilibré (le montant final compté correspond exactement à ce qui était attendu) ou Non équilibré (le montant final compté diffère de ce qui était attendu). | — | Pour repérer rapidement les tiroirs nécessitant une attention — le badge rouge Non équilibré est le point de départ. | Déterminé automatiquement à partir de la session ; il n'est pas défini manuellement. |
| Date | La date d'ouverture et de fermeture de la session, affichée sous la forme "M/J/AAAA - M/J/AAAA". | — | Voir d'un coup d'œil quand une session a commencé et s'est terminée. | Un tiret final sans deuxième date signifie que la session est encore Ouverte. |
| Tiroir | Le nom du tiroir physique utilisé pour la session. | — | Repérer les problèmes liés à un tiroir spécifique. | Si le tiroir a été retiré de vos paramètres, le nom affiche "(supprimé)" après lui — les sessions historiques sont toujours affichées. |
| Ouvert par | L'utilisateur qui a ouvert le tiroir au début de la session. | — | Faire un suivi avec la personne qui a ouvert si le solde de départ semble incorrect. | Les utilisateurs désactivés affichent "(supprimé)" après leur nom. |
| Départ | L'argent compté dans le tiroir au moment de l'ouverture. | — | Confirmer que le tiroir a été ouvert avec la caisse attendue. | Cette valeur est fixée à l'ouverture et ne change pas si de l'argent est ajouté ou retiré ensuite. |
| Fin | L'argent compté dans le tiroir au moment de la fermeture. | — | Comparer ce qui était effectivement dans le tiroir à la fermeture avec ce que le système attendait. | Vide signifie que la session est encore Ouverte — aucune fermeture n'a encore eu lieu. |
| Différence | Le montant final moins ce que le système attendait que le tiroir contienne. Un montant positif signifie un excédent ; un montant négatif signifie un manque. Zéro est affiché en noir ; tout montant non nul s'affiche en rouge avec un "+" pour les positifs. | — | Repérer rapidement les excédents ou manques. | Vide signifie que la session est encore Ouverte. C'est le chiffre principal pour le rapprochement. |
| Entrées/Sorties | Le net des ajustements manuels d'Entrées et Sorties effectués sur le tiroir durant la session (les Sorties comptent comme un montant négatif). | Les ventes en espèces et remboursements en espèces sur les commandes — ceux-ci figurent dans vos rapports Tous Paiements et Résumé des Ventes, pas ici. | Confirmer combien d'argent a été ajouté ou retiré manuellement du tiroir en dehors des ventes normales. | Zéro est normal pour les tiroirs sans ajustements manuels. Cette colonne peut être négative si les Sorties ont dépassé les Entrées. |
| Fermé par | L'utilisateur qui a fermé le tiroir à la fin de la session. | — | Faire un suivi avec la personne qui a fermé si le montant final semble incorrect. | Vide signifie que la session est encore Ouverte. Les utilisateurs désactivés affichent "(supprimé)" après leur nom. |
Votre exportation Excel inclut une colonne supplémentaire, Solde final attendu, qui est le total cumulé suivi par le système pour le tiroir (Départ plus toutes les transactions durant la session). La colonne Différence à l'écran est votre Fin moins cette valeur attendue.
Questions courantes
Q : Pourquoi mon montant d'Entrées/Sorties est-il si faible alors que j'ai eu une journée chargée en espèces ? R : Les Entrées/Sorties ne suivent que les ajustements manuels que vous faites depuis l'écran du tiroir (par exemple, ajouter la monnaie de départ, ou sortir de la petite caisse). Elles n'incluent PAS les paiements en espèces faits par les clients sur les factures ou les remboursements en espèces que vous avez effectués — ceux-ci sont déjà intégrés dans le solde final attendu par le système et apparaîtront dans vos rapports Tous Paiements et Résumé des Ventes. Si le client s'attend à voir les ventes en espèces ici, orientez-le vers ces rapports.
Q : Pourquoi la même session apparaît-elle sur deux jours différents ? R : Le filtre Date inclut une session si elle a été ouverte OU fermée dans votre plage. Un tiroir ouvert lundi soir et fermé mardi matin apparaîtra lorsque vous filtrez sur lundi ET lorsque vous filtrez sur mardi. C'est intentionnel — cela correspond à la façon dont le rapprochement fonctionne habituellement (vous voulez voir le service, quel que soit le jour calendaire que vous regardez).
Q : Pourquoi la Différence n'est-elle pas nulle alors que mon caissier a dit avoir compté correctement ? R : La Différence est la somme d'argent comptée par la personne qui a fermé moins ce que le système attendait. Si ce n'est pas zéro, une des entrées est erronée. Ouvrez la ligne de session et comparez la carte Attendue à la carte Réelle — Réelle est le nombre que la personne qui a fermé a saisi à la fermeture. Les causes les plus courantes sont : une erreur de comptage de l'argent physique, une vente ou un remboursement en espèces non enregistré sur une commande, ou un ajustement manuel d'Entrées/Sorties non saisi.
Q : Une session que j'attends n'apparaît pas. Pourquoi ? R : Quelques raisons courantes : (1) vous êtes sur la vue par boutique et la session appartient à une boutique sœur — passez à la vue HQ et cochez cet emplacement ; (2) le filtre Date ne l'a pas incluse — rappelez-vous que le filtre regarde à la fois la date d'ouverture et de fermeture, donc une session Ouverte qui n'a pas encore été fermée n'apparaîtra pas sous un filtre "Aujourd'hui" si elle a été ouverte hier ; (3) vous avez filtré par Fermé par en cherchant une session Ouverte — les sessions Ouvertes n'ont pas de personne qui a fermé, donc toute valeur Fermé par les masque ; (4) la session n'a jamais été réellement enregistrée — vérifiez directement la liste des Sessions du tiroir.
Q : Pourquoi le total en bas de mon export ne correspond-il pas à ce que je vois à l'écran ? R : Ce rapport n'affiche pas de totaux récapitulatifs à l'écran — les totaux n'apparaissent que dans le pied de page de l'export Excel. Si vous avez besoin de totaux service par service ou jour par jour, utilisez Exporter XLS et regardez la ligne du bas.
Q : Pourquoi ma colonne Entrées/Sorties affiche-t-elle un nombre négatif ? R : Parce que les Sorties comptent comme négatives dans cette colonne (c'est le net des Entrées moins les Sorties). Si votre tiroir a eu plus d'argent sorti que rentré durant la session, la colonne sera négative. Cliquez sur la session pour voir les entrées individuelles d'Entrées et Sorties listées séparément.
Conseils pour tirer le meilleur parti de ce rapport
- Rapprochez quotidiennement, pas hebdomadairement. Le rapport est conçu pour une revue service par service. Filtrez sur hier, recherchez les badges rouges Non équilibré, et enquêtez pendant que le service est encore frais dans la mémoire de vos employés.
- Cliquez sur n'importe quelle ligne pour voir les détails. La fenêtre modale de session montre les comptes Attendus vs Réels côte à côte, ainsi que toutes les Entrées, Sorties, ventes en espèces et remboursements en espèces qui ont affecté le tiroir. C'est là que vous trouverez la réponse lorsqu'un tiroir est en déficit.
- Utilisez le filtre Statut pour vous concentrer. Filtrez sur Non équilibré uniquement lorsque vous voulez auditer les manques et excédents, et filtrez sur Ouvert lorsque vous voulez voir quels tiroirs sont encore actifs en fin de journée.
Vous avez encore des questions ? N'hésitez pas à nous contacter via l'icône de chat. Merci de votre lecture !
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